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Parcours

Comment toute la plateforme fonctionne ensemble

Certaines tâches d’un établissement ne tiennent pas dans un seul portail — elles passent d’un rôle à l’autre. Ces parcours suivent un processus de bout en bout, avec le vrai écran de chaque étape, en direct sur la page.

Mettre l’établissement en place

La première quinzaine, et les décisions dont tout le reste dépend : inscrire vos effectifs, enregistrer qui dépend de qui, décider qui peut voir quoi et organiser la semaine.

L’entrée éclairée d’un établissement, sous une arche

Faire entrer tout votre monde

La première quinzaine : ce qui se passe entre le paiement et un établissement opérationnel, comment les élèves et le personnel d’un trimestre entier arrivent dans le registre sans que personne ne les ressaisisse, et ce que voient un nouvel enseignant, un élève et un parent la première fois qu’ils ouvrent le lien que vous leur avez envoyé.

Administration de l’établissementAutres fonctions du personnelÉlèveParent
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Deux élèves du secondaire en uniforme qui travaillent ensemble à un bureau dans une salle de classe lumineuse, leurs camarades derrière eux

La connexion et votre compte

Quatre publics, trois types d’identifiants, une seule porte d’entrée. Un élève se connecte avec le numéro d’inscription de sa carte d’élève et sa date de naissance ; le personnel et les responsables légaux, avec une adresse e-mail. Puis tout ce que personne ne montre en démonstration et dont tout le monde a besoin : l’invitation qui permet de définir un premier mot de passe, la réinitialisation après un oubli, l’authentification à deux facteurs, les délais d’inactivité et absolus qui mettent fin à une session, ce que l’établissement peut afficher sur ces pages, et où aboutit une demande d’aide.

Pas encore connectéAutres fonctions du personnelÉlèveParentAdministration de l’établissement
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Un agenda ouvert avec des crayons posés à côté

Construire l’emploi du temps

Comment un établissement construit une semaine et comment tous les autres la lisent — les jours et les heures d’ouverture, les salles dont vous disposez, qui enseigne quoi, la grille elle-même, puis les mêmes quatorze cours qui apparaissent comme la semaine d’un enseignant, la journée d’un élève et l’appel fait pendant le cours.

Administration de l’établissementPersonnel enseignantÉlève
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Un parent qui porte un jeune enfant sur ses épaules

Responsables légaux et familles

D’où vient réellement le compte d’un parent sur le portail : la fiche du responsable légal, le lien entre un adulte et un enfant, le second parent, le responsable sans adresse e-mail, l’invitation que personne n’a acceptée — puis un seul identifiant pour trois enfants, un fil d’activité qui les couvre tous, et une seule facture.

Administration de l’établissementParent
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Un trousseau de clés sur une surface sombre

Qui peut voir quoi

Le contrôle d’accès de bout en bout : composer un rôle à partir des actions propres à la plateforme, l’attribuer à une personne pour une période déterminée, la barre latérale et les pages qui changent en conséquence, le journal qui enregistre chaque utilisation — refus compris — et ce que voit un établissement quand notre propre équipe d’assistance a besoin de regarder.

Administration de l’établissementAutres fonctions du personnelPersonnel de la bibliothèqueParent
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Faire entrer les nouveaux venus

Les deux parcours qui commencent hors de l’établissement — une famille qui demande une place, un candidat qui postule à un emploi — et comment chacun aboutit à une personne dotée d’un compte.

Une main qui remplit un formulaire papier à côté d’un ordinateur portable

Admissions

Comment un établissement mène une campagne d’admission de bout en bout — publier une session d’admission, recevoir les candidatures en ligne ou au guichet, présélectionner, faire passer un examen d’entrée, faire des offres, encaisser les frais, et mettre en service la cohorte acceptée en véritables élèves.

Administration de l’établissementParent
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Deux personnes qui échangent de part et d’autre d’une table lors d’un entretien

Recruter

Comment un établissement pourvoit un poste de bout en bout — rédiger l’offre, la publier sur votre propre page carrières, recevoir les candidatures de personnes sans compte, les recevoir en entretien et les noter, faire une offre à laquelle elles répondent de chez elles, et transformer l’acceptation en un employé doté d’un rôle, d’un contrat et d’un emploi du temps.

Administration de l’établissementCandidatPersonnel enseignant
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L’année d’enseignement

Le travail pour lequel l’établissement existe : l’appel, les choix de matières, les notes et les résultats, les examens, et la bibliothèque qui les accompagne.

Des notes calculées sur un tableau blanc à côté d’une calculatrice

Notes et résultats

Le parcours des notes d’un trimestre dans EaseAcademia — du devoir au cahier de notes, puis au bulletin de notes — avec l’écran de chaque rôle en direct sur la page.

Professeur de matièreÉlèveProfesseur principalAdministration de l’établissementParent
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Un enseignant qui écrit dans un carnet à son bureau

Préparer un cours

La veille du cours, de bout en bout — la fiche de préparation et ses objectifs, le support de cours construit bloc par bloc dans un assistant en cinq étapes, le quiz qu’il contient et qui se corrige tout seul, qui s’assoit à côté de qui et pourquoi, et l’élève qui ouvre le tout chez lui le lendemain soir.

Professeur de matièreProfesseur principalÉlève
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Des élèves du secondaire en blouse qui manipulent du matériel de laboratoire

Choix des matières et options

Des matières qu’un établissement propose aux deux qu’un enfant suit réellement — les règles des options, la fenêtre pendant laquelle les familles choisissent, la validation qui rend un choix effectif, et l’emploi du temps qu’il modifie.

Administration de l’établissementÉlèveParent
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Une salle de classe vide, pupitres et chaises

Les présences

L’appel de bout en bout — fait à chaque cours et chaque jour par les deux enseignants qui voient la classe, suivi par le secrétariat, consulté l’après-midi même par les élèves et les responsables légaux, et pris en compte là où il décide de quelque chose.

Professeur de matièreProfesseur principalAdministration de l’établissementÉlèveParent
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Des candidats devant des écrans dans une salle informatique

Passer un examen

Un examen sur ordinateur de bout en bout — un enseignant qui rédige les questions, une épreuve scellée et inscrite au calendrier, une salle ouverte et un candidat admis, une heure surveillée en direct, des copies corrigées à l’instant où elles sont remises, et la note qui arrive sur le bulletin de notes, à la maison.

Auteur d’épreuvesAdministration de l’établissementÉlèveParent
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Veiller sur les élèves

La conduite et ses conséquences, les autorisations qu’un établissement doit demander, et les deux parcours conçus pour repérer un enfant en difficulté avant que quiconque l’ait remarqué.

Un enseignant debout près d’élèves qui travaillent à leur pupitre

Conduite et discipline

Comment un seul registre de conduite sert tout l’établissement — des points attribués en classe par les enseignants de ces élèves, les registres des incidents et des retenues du secrétariat, et le même dossier sur les portails élèves et parents.

Professeur de matièreProfesseur principalAdministration de l’établissementÉlèveParent
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Trois médailles sur des rubans rayés — une première place en or, une en argent et une en bronze

L’économie des récompenses

Les points de conduite comme une monnaie, de bout en bout — ce qu’achète un point et qui en a fixé le prix, les badges décernés sans intervention humaine, le registre de chaque attribution et de son auteur, le solde d’un élève et le comptoir où il le dépense, et la page qui montre si les points sont distribués équitablement.

Administration de l’établissementÉlèveParent
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Une main qui signe un document ouvert dans une chemise

Consentement parental

Comment une demande d’autorisation trouve exactement les bonnes familles — une sélection des élèves par règles, une liste de destinataires confirmée, des questions personnalisées, et la trace de chaque réponse, enfant par enfant.

Administration de l’établissementParent
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Un couloir d’établissement vide, bordé de casiers

Repérer un enfant en difficulté

Les présences, la conduite, les notes et les frais impayés sont quatre registres que tout établissement tient déjà et qu’aucun ne peut lire ensemble. Voici ce qui se passe quand on les lit ensemble : un tableau des élèves à risque, une règle permanente qui tient elle-même sa liste à jour, un professeur principal prévenu le matin où cela compte — et tout le dossier d’un enfant, dans l’ordre chronologique.

Administration de l’établissementProfesseur principal
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Une salle de classe vide aux pupitres en bois, baignée de soleil

Exclure temporairement un élève

Le registre qui a remplacé un bouton : d’où vient une exclusion temporaire, les dates et le motif avec lesquels elle est prononcée, les quatre façons dont elle peut prendre fin, ce que voient la famille et l’élève — et le seul interrupteur qu’une personne actionne encore à la main.

Administration de l’établissementParentÉlève
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Les services de l’établissement

Les modules qu’un établissement active autour de l’enseignement : le comptoir de la bibliothèque, l’infirmerie, l’internat et la boutique — chacun un parcours qui touche un élève, un parent et le membre du personnel qui le gère.

Un livre ouvert posé sur une étagère de bibliothèque bien remplie

Emprunter un livre

Un prêt de bout en bout — un élève qui trouve un titre déjà emprunté, s’inscrit dans la file, le retire à son retour, le garde trop longtemps, et l’amende qui apparaît là où un établissement encaisse réellement l’argent : sur la facture de la famille, et sur la liste de quitus quand cet élève veut partir.

ÉlèvePersonnel de la bibliothèque
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Un soignant muni d’un porte-bloc qui parle à un patient

L’infirmerie

Un enfant envoyé à l’infirmerie, suivi tout l’après-midi — la visite enregistrée, l’allergie que l’infirmière vérifie avant de soigner, la dose consignée sur le stock dont elle provient, la blessure décrite dans un rapport, et l’ensemble qui parvient au dossier de l’élève et à son responsable légal avant la fin de la journée.

Personnel de l’infirmerieÉlèveParentAdministration de l’établissement
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Des lits superposés faits dans un dortoir

La vie à l’internat

L’année d’un interne de bout en bout — les internats et les lits dont l’établissement dispose réellement, l’affectation qui place un enfant dans l’un d’eux et ajoute une charge à la facture de sa famille, l’autorisation qui le fait sortir pour un week-end, le robinet à réparer, et le lit rendu à la fin.

Personnel de l’internatÉlève
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Des rayonnages de marchandises dans l’allée d’une boutique

Une commande à la boutique

Une commande suivie à travers la boutique de l’établissement — la liste d’uniformes que l’établissement publie, un parent qui achète pour deux enfants à la fois, la commande que le magasin prépare, le reçu, et l’argent qui arrive dans le même grand livre que les frais de scolarité.

Magasin et inventaireParentÉlèveAdministration de l’établissement
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Échanger avec les familles

Tout ce que l’établissement communique et tout ce qu’il délivre — avis, messages, bulletins de notes, reçus, relevés de notes — et comment il sait que tout est bien arrivé.

Un certificat scolaire imprimé

Les documents que délivre l’établissement

Bulletins de notes, reçus, relevés de notes, certificats de transfert et cartes d’élève : un catalogue fixe de modèles que l’établissement personnalise un par un, des documents délivrés classés dans le dossier de l’élève plutôt qu’envoyés par e-mail puis oubliés, le même dossier visible par l’élève et par le responsable légal, des attestations des années après le départ d’un élève — et les pièces que l’établissement doit recueillir auprès de son propre personnel.

Administration de l’établissementÉlèveParent
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Des mains qui tiennent un téléphone au-dessus d’un bureau

Joindre les familles

Une annonce, depuis la politique qui décide qui peut écrire à qui, en passant par sa rédaction et son ciblage, jusqu’aux quatre boîtes de réception où elle arrive — puis le retour, sous forme de réponse que l’établissement peut voir, modérer et traiter. Avec une remise suivie par destinataire, un nouvel essai pour celle qui a échoué, et ce que l’envoi a réellement coûté.

Administration de l’établissementAutres fonctions du personnelÉlèveParent
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L’argent

Les frais que l’établissement facture aux familles, et ce que l’établissement paie lui-même pour fonctionner sur cette plateforme.

Une carte bancaire posée sur une surface sombre

Frais et paiements

L’argent d’un trimestre de bout en bout — la grille des frais, les factures qu’elle génère, le même solde sur le portail d’un parent, d’un élève et d’un employé, et chaque paiement rapproché jusqu’au compte bancaire de l’établissement.

Administration de l’établissementParentÉlèveAutres fonctions du personnel
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Des mains sur une calculatrice à côté d’un ordinateur portable affichant des chiffres

Ce que paie l’établissement

Le modèle tarifaire, en fonctionnement : ce qui est activé et ce que coûte chaque module, le compteur qui transforme un tarif mensuel en prélèvement journalier, un relevé où la journée en cours se cumule encore, le portefeuille et son autonomie, la recharge — puis les deux écrans que personne ne montre en démonstration : ce que voit un établissement le matin où son crédit est épuisé, et le journal qui explique chaque variation de la facture.

Administration de l’établissement
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Le personnel et les biens

Prendre soin des personnes qui y travaillent et du matériel qu’elles utilisent : les congés, l’évaluation, et les biens de l’établissement qui repartent dans le cartable d’un enfant.

Un bureau vide près d’une fenêtre dans une pièce calme

Congés du personnel

Un membre du personnel qui demande cinq jours de congé, suivi jusqu’au bout — la politique qui fixe ses droits, le solde qu’il voit avant de demander, la file où arrive la demande, le calendrier qui montre qui d’autre est déjà absent, et l’enregistrement que les deux parties conservent ensuite.

Administration de l’établissementAutres fonctions du personnel
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Deux collègues qui relisent des notes manuscrites de part et d’autre d’un bureau

Évaluations et performance

Un cycle d’évaluation de son ouverture à sa clôture : des évaluations qui passent par l’auto-évaluation puis par l’évaluation du responsable, des objectifs mesurés à l’aune de registres que l’établissement tient déjà, des indicateurs dont deux sont en dessous de leur cible, et le plan d’amélioration auquel aboutit une évaluation difficile — daté, accompagné et révisable.

Administration de l’établissementAutres fonctions du personnel
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Une attestation de compétences imprimée

Votre dossier professionnel

Le parcours professionnel vérifiable d’un membre du personnel : construit à partir de ce que ses employeurs confirment déjà, détenu par lui plutôt que par l’établissement, publié ligne par ligne selon son propre choix, et vérifiable par un établissement recruteur qui n’a jamais entendu parler de nous.

Autres fonctions du personnelAdministration de l’établissement
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Un tampon posé sur un document signé

Demander quelque chose à l’établissement

Un vidéoprojecteur en panne, une boîte de marqueurs, une salle pour samedi. Des demandes qui n’ont encore aucun dossier, déposées par n’importe qui — y compris l’enseignant qui n’occupe aucune fonction —, adressées à la fonction qui traite ce type de demande, et conclues par un mémo signé que l’artisan peut faire vérifier sans compte. Quatre types de demandes, six registres découpés selon le module d’origine, et un circuit de décision par type pour qu’une autorisation restreinte le reste.

Personnel enseignantAdministration de l’établissementFournisseur ou artisan
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Une personne qui signe un bon de remise à côté d’un ordinateur portable

Biens de l’établissement

Un ordinateur portable, de l’achat au catalogue jusqu’aux mains d’une personne nommément désignée — puis la page que voit cette personne, où elle en signe la prise en charge et signale quand il tombe en panne — et enfin la partie que tous les établissements ratent : l’élève sur le départ qui l’a encore. Une garde du matériel avec des dates de restitution, qui couvre aussi bien le personnel que les élèves et les prestataires extérieurs ; un départ qui ne peut pas aboutir tant que quelque chose reste dû ; la file du magasin listant qui lui doit quoi ; et le passage en perte quand l’objet ne reviendra vraiment pas.

Administration de l’établissementAutres fonctions du personnelÉlève
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Des cartons empilés dans une réserve

Acheter du matériel

Un achat suivi depuis l’étagère qui se vide jusqu’à sa sortie des comptes des années plus tard — le seuil de réapprovisionnement qui déclenche la demande d’approvisionnement, la validation qu’elle exige, le fournisseur et le bon de commande, la livraison à laquelle il en manque six, puis l’amortissement, l’entretien et une mise au rebut qu’un auditeur acceptera.

Magasin et inventaireAdministration de l’établissement
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Une salle de réunion vide, les chaises rangées autour de la table

Discipline et réclamations du personnel

Deux registres orientés en sens inverse — l’établissement qui ouvre un dossier contre un employé, et un employé qui dépose une réclamation contre l’établissement. Des allégations chiffrées au repos, des audiences et des recours tenus comme des enregistrements plutôt que comme des e-mails, le dossier où tout cela aboutit, et ce que la personne au centre de l’affaire peut voir à son propre sujet.

Administration de l’établissementAutres fonctions du personnel
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Un formateur qui présente des diapositives devant un public assis

Formation et développement professionnel

La formation continue comme une horloge de conformité plutôt qu’une liste de cours — les programmes qu’un établissement organise, le registre des inscriptions qui dit qui les a réellement suivis, l’invitation que personne n’a acceptée, les certificats et leurs dates d’expiration, et le seul chiffre que demande un conseil d’administration.

Administration de l’établissement
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Fins de parcours et passations

Le passage à la nouvelle année scolaire, le transfert d’un élève vers un autre établissement, et les départs qui mettent fin à une relation sans effacer le dossier — un élève qui devient ancien élève, un enseignant qui donne sa démission.

Des élèves diplômés en toge qui tiennent leur diplôme

Passer à la nouvelle année scolaire

La quinzaine de juillet : valider et publier les résultats de l’année, lancer le passage en classe supérieure comme un lot que l’on peut annuler, ouvrir la nouvelle année scolaire et ses trimestres, vérifier les jours où l’établissement fonctionne réellement, y superposer le calendrier, et s’assurer que les classes où arrivera la cohorte admise en classe supérieure existent avant que quiconque ne se présente.

Administration de l’établissementParent
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Des cartons de déménagement empilés contre un mur

Changer d’établissement

Un élève qui change d’établissement — son quitus obtenu avant de partir, son dossier transmis sous la forme d’un ensemble défini que la famille emporte, et son admission prononcée à l’arrivée par une personne plutôt que par une importation.

Administration de l’établissementParent
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Une diplômée en toge et toque, dehors, le jour de la remise des diplômes

Bien partir

Ce qui se passe quand un élève quitte l’établissement — une liste de quitus plutôt qu’une ligne supprimée, un diplômé qui garde son identifiant en lecture seule, et un relevé de notes que l’établissement peut encore produire dix ans plus tard.

Administration de l’établissementÉlève
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Des cartons de déménagement dans une pièce vidée

Quitter la salle des professeurs

Un enseignant qui démissionne en juillet, suivi jusqu’au dernier soir — le préavis et le dossier où il est consigné, l’entretien de départ qui est le seul retour honnête qu’un établissement obtienne jamais, la lettre de recommandation et l’attestation de service dont il aura besoin en septembre, et la différence entre fermer un compte et effacer une personne.

Administration de l’établissementAutres fonctions du personnel
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Plusieurs établissements

Ce qui change quand un siège dirige plusieurs établissements : chaque établissement côte à côte, un établissement ouvert uniquement sous trace, une norme appliquée partout, un portefeuille qui finance les établissements de son choix, et des collègues qui passent de l’un à l’autre.

Quatre élèves en uniforme qui discutent sur la pelouse d’un établissement moderne à deux étages

Diriger un groupe d’établissements

Un siège au-dessus des établissements : chaque établissement côte à côte, un établissement ouvert uniquement sous trace, une norme définie une fois et appliquée partout, un portefeuille qui recharge chaque établissement, et des collègues qui changent d’établissement sans nouveau compte.

Administration de l’établissementPropriétaire du groupe
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Pilotez tout votre établissement sur une seule plateforme connectée

Commencez par la formule de base, activez les modules dont vous avez besoin et offrez à chaque parent, élève et membre du personnel un seul endroit où se connecter.

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