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Gestion des ressources humaines

Gérez vos effectifs — recrutement, congés, contrats, formation, performance et discipline — sur le même dossier que la salle de classe, avec un libre-service pour chaque employé.

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Ce que ce module facture

  • Personnel géré par les RH750,00 ₦ par membre du personnel/mois · 25,00 ₦ par membre du personnel/jour, décompté chaque jour

Ce qu’est ce module

Les dossiers du personnel d’un établissement sont généralement éparpillés entre une armoire de classement, un tableur de paie et la mémoire du chef d’établissement. Cela tient jusqu’au jour où un inspecteur demande combien de membres du personnel détiennent un certificat de protection de l’enfance en cours de validité, où un enseignant demande combien de jours de congé annuel il lui reste, ou où un contrat expire discrètement sans que personne ne s’en aperçoive, jusqu’à ce que la personne enseigne sans contrat.

Le module Gestion des ressources humaines remplace tout cela par un seul dossier des effectifs. L’annuaire du personnel que l’établissement tient déjà pour les emplois du temps et le contrôle d’accès est celui sur lequel travaillent les RH — il n’y a pas de seconde liste d’employés à tenir en phase. Autour de lui se trouve ce qu’un établissement doit réellement faire : recruter, contractualiser, attribuer les congés, former, évaluer et, parfois, sanctionner. Chacune de ces tâches est un enregistrement daté, avec un responsable, plutôt qu’une conversation dont chacun se souvient différemment.

Le module a deux volets, et c’est le second qui change le quotidien au sein de l’établissement. Le service RH dispose d’un espace de travail ; chaque employé dispose d’une vue en libre-service de sa propre situation — solde de congés, contrat, documents, profil — si bien que les questions courantes n’atteignent jamais le service RH. La suite accompagne le service RH à travers ses dix écrans, puis montre les mêmes dossiers du côté de l’employé.

Ce que vous obtenez

Un seul fichier du personnel, pas deux listes

Les RH travaillent à partir des mêmes fiches du personnel que celles qui alimentent les emplois du temps, les cahiers de notes et le contrôle d’accès. Une nouvelle recrue, c’est une seule fiche, et c’est déjà celle qu’utilise le reste de la plateforme.

Des congés qui répondent d’eux-mêmes

Chaque demande porte son nombre de jours, son type et le solde sur lequel elle est imputée. Droits, jours pris, jours en attente et jours restants sont enregistrés par employé et par type de congé : « combien me reste-t-il ? » est un chiffre, pas un e-mail.

Les validations passent par la file de l’établissement

Une demande de congé déposée rejoint la file de demandes commune de la plateforme — celle-là même par laquelle passent les validations de résultats — qui relance selon un calendrier au lieu de laisser la demande dormir dans une boîte de réception.

Les conflits signalés avant la validation, pas après

Une demande est confrontée aux jours non travaillés, au calendrier scolaire, aux autres demandes du demandeur et au risque qu’elle fait peser sur les effectifs, et ces alertes l’accompagnent jusqu’à la personne qui valide.

Une conformité que vous pouvez prouver

Les documents portent un type, un état de vérification et une date d’expiration, et le tableau de bord de conformité les totalise — combien de membres du personnel ont une vérification des antécédents à jour, combien de certificats expirent dans les trente jours.

Un dossier disciplinaire défendable

Une procédure disciplinaire porte sa gravité, les notes d’enquête, les preuves, les audiences, les mesures et les recours, dans l’ordre. C’est l’historique qu’exige un litige du travail, et il ne peut pas être reconstitué après coup.

Chaque employé se sert lui-même

Poser un congé, lire son contrat, demander une attestation d’emploi et corriger son numéro de téléphone sont des démarches que le personnel fait lui-même — et c’est là que passe aujourd’hui l’essentiel de la semaine du service RH.

Chaque parcours, chaque rôle

Le module Gestion des ressources humaines, en pratique

Les écrans ci-dessous sont l’application réelle, qui tourne en direct sur cette page avec des données d’établissement fictives — pas des captures d’écran. Chacun est l’écran même qu’utiliserait votre équipe.

Sur cette page

Service RH / administration de l’établissement

Le service RH gère les effectifs. Ces dix écrans, c’est l’année telle qu’elle se déroule réellement : savoir où l’on en est, tenir les dossiers du personnel à jour, gérer les congés, recruter, évaluer, former, contractualiser, et traiter ce que personne n’aime traiter.

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Commencer par la vue d’ensemble

L’écran d’accueil est construit autour de ce qui attend une décision. L’effectif et les postes à pourvoir donnent le contexte ; la file d’actions, c’est le travail.

L’effectif avec son évolution sur le mois, le personnel en congé aujourd’hui et les postes à pourvoir.
Une file d’actions qui compte ce qui est réellement en attente — demandes de congé, nouvelles candidatures, évaluations en retard, contrats qui expirent, demandes de documents — et signale lesquelles sont urgentes.
L’effectif réparti par département, pour qu’un déséquilibre se voie au lieu de relever de l’anecdote.
Les pourcentages de l’entonnoir de recrutement et de conformité des formations, côte à côte.
L’activité récente, pour que la relève entre membres du service RH ne parte pas de zéro.
2

Tenir les dossiers du personnel

L’annuaire, ce sont les effectifs eux-mêmes — chaque employé avec son intitulé de poste, son département, son rôle, ses dates d’emploi et son statut. C’est la même fiche que lit le reste de la plateforme, et c’est ce qui empêche les RH de se désynchroniser de l’emploi du temps.

Les informations d’emploi, le département et le rattachement hiérarchique de chaque employé.
Les totaux de l’annuaire — actifs, en congé, inactifs, recrues récentes, titulaires — en chiffres actualisés en direct.
L’historique des versions du profil, pour qu’une modification de la fiche de quelqu’un remonte à son auteur et à sa date.
Les inscriptions aux formations visibles sur la personne, et pas seulement sur le programme.
3

Décider des congés, les faits à l’appui

C’est l’écran le plus chargé du module. Une demande arrive avec ses jours, son motif et — ce qui compte — les conflits qu’elle crée : la personne qui valide n’a pas à se souvenir que deux des trois professeurs de physique sont déjà absents cette semaine-là.

Les demandes avec leur type, leurs dates, leurs jours ouvrés, leur motif et leur statut actuel.
Des alertes de conflit calculées au dépôt : jours non travaillés, chevauchements avec le calendrier scolaire, autres demandes du demandeur qui se recoupent, et risque pour les effectifs de son département.
Des suggestions de remplacement, pour que la suppléance soit proposée plutôt qu’improvisée.
Approuvez ou rejetez, avec la décision, son auteur et l’horodatage consignés sur la demande.
La demande rejoint aussi la file de validation commune de la plateforme, qui relance selon un calendrier au lieu de compter sur quelqu’un pour ouvrir la page.
4

Tenir les soldes qui rendent la décision défendable

Toute dispute sur les congés est en réalité une dispute sur un solde. Les jours attribués, pris, en attente et restants sont enregistrés par employé et par type de congé, ce qui transforme un désaccord en simple consultation.

L’attribution par type de congé — annuel, maladie, occasionnel, maternité, études.
Les jours pris et les jours en attente suivis séparément : une demande déposée mais pas encore tranchée est déjà réservée.
Les jours restants calculés plutôt que saisis, si bien que les trois chiffres ne peuvent pas se contredire.
Des soldes consultables par l’employé dans son propre portail, à partir de la même fiche.
Les types et les politiques sont deux registres, pas un seul : le type dit que le congé pour raisons familiales existe ; la politique dit combien de jours en a un enseignant permanent. Ils étaient enfouis sous deux barres d’onglets au sein d’une même page jusqu’à ce qu’ils deviennent des pages à part entière — aucun des deux ne pouvait faire l’objet d’un lien, et le lecteur traversait deux rangées d’onglets avant d’atteindre un tableau.
Les types de congé et les politiques de congé arrivent tous deux par tableur, dans cet ordre : le tableau des droits à congé existant d’un établissement est chargé plutôt que ressaisi.
5

Recruter dans le même système

Le recrutement va de l’offre d’emploi à la proposition d’embauche, en passant par le suivi des candidats — et tout l’intérêt de le faire ici plutôt que sur un site d’annonces, c’est qu’une embauche devient une fiche du personnel sans ressaisie.

Des offres d’emploi avec le nombre de postes, le département, les exigences et une date de clôture, en brouillon ou publiées.
Un parcours configurable — candidature, présélection, entretien, offre, acceptation, embauche — avec des candidats déplacés d’une étape à l’autre et chaque déplacement consigné.
Des formulaires de candidature définis par offre, pour que les candidats répondent aux questions dont ce poste a réellement besoin.
Des entretiens planifiés sur une candidature, avec leur issue consignée.
Des propositions d’embauche émises, suivies jusqu’à envoyée, acceptée ou refusée, et converties en fiche du personnel lors de l’embauche.
6

Mener des cycles d’évaluation jusqu’au bout

L’évaluation échoue quand elle n’est qu’un document que personne ne relance. Un cycle est ici un objet avec une période, une population et un taux d’achèvement, et c’est ce qui rend visible une évaluation inachevée.

Des cycles d’évaluation avec leurs dates de début et de fin, leur statut, leur nombre d’évaluations et leur taux d’achèvement.
L’auto-évaluation activable par cycle, avec les questions du modèle que pose le cycle.
Les évaluations, objectifs, indicateurs de performance et plans d’amélioration, rattachés au cycle et à la personne.
Les évaluations en retard comptées dans la file d’actions de la vue d’ensemble RH : un cycle au point mort apparaît sans qu’on ait à le chercher.
7

Garder les certifications à jour

La formation, c’est là que se trouvent réellement les obligations de conformité d’un établissement. Les programmes comportent des sessions et des heures de DPC ; les inscriptions portent l’achèvement et une date de renouvellement.

Des programmes avec catégorie, modalité, organisme, dates et heures de DPC.
Des sessions avec animateur, lieu et durée.
La liste des inscrits par programme, avec l’état d’achèvement et les heures acquises de chaque employé.
Les certificats enregistrés avec une date de délivrance et d’expiration, qui alimentent l’état de conformité.
Les pourcentages d’achèvement par programme, résumés sur la vue d’ensemble RH.
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Conserver les contrats et les preuves de conformité

Deux choses vivent ici : les contrats de travail eux-mêmes, et les documents qui prouvent que l’établissement a le droit d’employer ces personnes. Les deux sont datés, et c’est la seule propriété qui compte.

Des contrats avec leur type, leur statut, leurs dates de début et de fin, leur date de signature et leur salaire.
Les dates de renouvellement portées sur le contrat, et les contrats qui expirent comptés dans la file d’actions.
Des documents du personnel explicitement typés — vérification des antécédents, autorisation d’enseigner, formation à la protection de l’enfance, premiers secours, autorisation de travail — chacun avec un état de vérification et une date d’expiration.
Un tableau de bord de conformité qui totalise le personnel en règle et en défaut, les documents qui expirent dans les trente jours et ce qui attend une vérification.
9

Consigner correctement la discipline

La partie des RH que personne n’a envie d’utiliser est celle où un dossier manquant coûte le plus cher. Une procédure porte ici toute la séquence, dans l’ordre, avec les dates.

Des procédures avec une référence, une gravité, une catégorie, une date d’ouverture et la personne qui les instruit.
Un statut qui va d’ouvert à clôturé, en passant par en cours d’enquête, audience programmée, mesure prise et en recours.
Des preuves jointes avec leur type et la personne qui les a déposées ; des audiences avec leur issue.
Des mesures allant de l’avertissement verbal jusqu’au licenciement, chacune avec une date de prononcé et une date d’expiration.
Des recours suivis séparément, avec leur propre statut jusqu’à sanction maintenue ou sanction annulée.
Les réclamations déposées par le personnel traitées en parallèle, avec catégorie, priorité et historique de résolution.
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Examiner ce que le personnel a demandé

L’autre bout du libre-service. Quand un employé modifie son propre numéro de téléphone ou son adresse, la modification arrive ici sous forme de demande montrant la valeur actuelle et la valeur proposée — examinée, et non appliquée à l’aveugle.

Les demandes de mise à jour de profil, avec chaque champ modifié, sa valeur actuelle et la valeur demandée.
Approuvez ou rejetez avec une note d’examen, consignée sur la demande.
Les demandes de documents d’emploi du personnel rassemblées au même endroit.
Des entretiens de départ consignés lors de la procédure de départ, pour que l’avis d’un partant devienne un enregistrement plutôt qu’une conversation.

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Chaque employé

Ce volet ne s’adresse pas au personnel RH — il s’adresse aux 128 employés. Tout ce qui se trouve dans le portail du personnel est un libre-service dont dispose chaque employé, quel que soit son rôle, et c’est pour cela que la semaine du service RH cesse d’être consacrée à répondre aux quatre mêmes questions. Samuel, l’intendant, n’a aucune autorisation RH ; ceci est simplement son propre dossier.

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Son propre accueil RH

Un employé arrive sur ce qui le concerne : son solde de congés, ce qui est en attente, ce qui approche. Aucune autorisation, aucun écran d’administration, aucune demande au service.

Le total des jours de congé attribués, pris et restants, tous types confondus.
Les demandes en attente comptées, pour que la réponse à « est-ce que c’est passé ? » soit sur la page.
Les congés approuvés à venir et les demandes récentes avec leur décision.
Les demandes de documents en cours et les mises à jour de profil en attente d’examen.
2

Poser un congé, et voir le solde sur lequel il est imputé

La même demande que celle que tranche le service RH dans le chapitre précédent, rédigée ici. Elle montre le solde sur lequel elle sera imputée avant d’être déposée, ce qui supprime la plupart des raisons de refus.

Déposez une demande pour un type de congé, avec les dates et un motif.
Le solde de ce type affiché à côté, y compris les jours déjà réservés par des demandes en attente.
Suivez la demande jusqu’à sa décision, avec la personne qui a décidé et la date.
Annulez une demande devenue inutile plutôt que d’envoyer un e-mail pour la retirer.
Un calendrier des congés de l’équipe, pour évaluer la suppléance avant de demander.
3

Consulter sa propre fiche d’emploi

Intitulé de poste, département, type de contrat, date d’entrée, responsable et rattachement hiérarchique — les informations qu’un employé est en droit de voir et qu’il doit aujourd’hui demander.

4

Demander une attestation sans faire la queue

Les attestations d’emploi, les bulletins de paie, les attestations fiscales et les lettres de recommandation se demandent et se récupèrent ici. La demande apparaît dans la file du service RH avec un statut que l’employé peut suivre.

Demandez par type de document, avec une note expliquant à quoi il doit servir.
Un statut qui va de demandé à récupéré, en passant par en préparation et prêt à retirer.
Le document terminé joint à la demande dès qu’il est prêt.

Voyez-le avec les données de votre établissement.

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Comment il s’intègre au reste de la plateforme

  • L’annuaire du personnel est celui de la plateforme de base

    Les RH ne tiennent pas de seconde liste d’employés. Elles travaillent à partir des mêmes fiches du personnel que celles qui portent les affectations d’enseignement, les classes confiées aux professeurs principaux et le contrôle d’accès : un partant disparaît en même temps de l’emploi du temps et des effectifs.

  • Les rôles et autorisations décident qui voit les RH

    L’espace RH est accordé par rôle, comme tout autre module. Le volet libre-service, lui, ne dépend d’aucun rôle — chaque employé en dispose — et c’est pourquoi le second chapitre montre un employé sans aucune autorisation RH.

  • Les validations de congé passent par la file de demandes commune de la plateforme

    Une demande de congé est un élément de la file, à côté des validations de résultats et des autres demandes que l’établissement soumet à décision. La file relance selon son propre calendrier au lieu de dépendre de quelqu’un qui ouvre les RH.

  • Le personnel est facturé sur le même grand livrenécessite Finances

    Lorsque le module Finances est activé, les employés redevables envers l’établissement — frais de scolarité de leurs enfants, cotisations — voient leurs factures dans le même portail que leurs congés et leur contrat, et ces paiements sont passés au grand livre de l’établissement.

Questions fréquentes

Devons-nous ressaisir la liste de notre personnel ?+

Non. Les RH travaillent à partir des fiches du personnel que la plateforme détient déjà pour les emplois du temps, les cahiers de notes et le contrôle d’accès. Souscrire au module ajoute des écrans sur les effectifs que vous tenez déjà ; cela n’en crée pas une seconde copie.

Chaque membre du personnel a-t-il besoin d’une licence RH pour poser un congé ?+

Non. Le volet libre-service — congés, fiche d’emploi, documents, mises à jour de profil — se trouve dans le portail du personnel et est accessible à chaque employé, quel que soit son rôle. Seul l’espace RH lui-même est accordé par rôle.

Le module gère-t-il la paie ?+

Non. Les contrats enregistrent le salaire, et les factures et paiements du personnel passent par le module Finances, mais il n’y a ni calcul de paie, ni calcul de l’impôt retenu à la source (PAYE), ni édition de bulletins de paie. Les établissements qui ont besoin de la paie continuent d’utiliser leur système actuel.

Nous empêchera-t-il d’approuver un congé qui laisse une classe sans enseignant ?+

Il vous le signalera. Chaque demande est vérifiée au dépôt au regard des jours non travaillés, du calendrier scolaire, des autres demandes du demandeur et du niveau d’effectif qu’elle laisserait dans son département, et ces alertes accompagnent la demande jusqu’à la personne qui décide. Il conseille ; il ne bloque pas.

Pouvons-nous prouver notre conformité en matière de protection de l’enfance grâce au module ?+

Oui, pour ce qui a été enregistré. Les documents portent un type, un état de vérification et une date d’expiration, et le tableau de bord de conformité totalise par type le personnel en règle, les documents qui expirent et les vérifications en attente. En revanche, rien ne vous avertit avant une expiration — cette vérification, vous devez toujours la faire vous-même.

Que se passe-t-il quand quelqu’un part ?+

Son dossier d’emploi reste rattaché aux effectifs avec sa date de fin : les contrats, les documents, l’historique des congés et tout dossier disciplinaire restent imputables au lieu de disparaître avec le compte. Un entretien de départ peut être consigné lors de la procédure de départ.

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