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Gestion de l’inventaire

Un seul registre pour tout ce que possède l’établissement — du vidéoprojecteur à la boîte de gants — avec les achats, la maintenance, l’amortissement et la mise au rebut rattachés à chaque bien plutôt qu’à un tableur.

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Ce qu’est ce module

La plupart des établissements ne savent pas répondre à trois questions sur leurs propres biens : que possédons-nous, où cela se trouve-t-il, et combien cela vaut-il aujourd’hui ? La liste des biens est un tableur qu’un intendant a monté il y a quatre ans ; la réserve n’est comptée que lorsqu’il manque quelque chose ; le groupe électrogène n’est révisé que lorsqu’il s’arrête. Rien de tout cela ne relève de la négligence — c’est ce qui arrive quand le registre, les bons de commande, l’historique des réparations et la comptabilité vivent à quatre endroits différents, sans qu’aucun ne sache rien des autres.

Gestion de l’inventaire, c’est un registre unique auquel tout le cycle de vie est rattaché. Un bien entre par un bon de commande, porte son propre emplacement, son dépositaire et son état, accumule des tâches de maintenance et un amortissement calculé sur son coût d’achat, puis sort par une mise au rebut qui consigne ce que l’établissement en a tiré. Un consommable entre de la même façon, mais il est ensuite prélevé au regard d’un seuil de réapprovisionnement. Parce qu’il n’y a qu’un registre, la question « combien vaut la salle informatique ? » a une réponse calculée plutôt que devinée.

Le module se compose d’un registre et de tout ce qui s’y rattache : les biens (avec, à côté, la classification par catégories), la garde du matériel, la gestion des stocks, les fournisseurs, les achats et les bons de commande, la maintenance, l’évaluation, les conseils, la mise au rebut, le quitus, les rapports et les paramètres. Vient ensuite sa moitié **cloisonnée**, celle à laquelle la plupart des acheteurs ne s’attendent pas : l’infirmerie, la bibliothèque et l’internat disposent chacun de leur propre part du même registre, si bien que l’infirmière gère le stock de l’infirmerie sans jamais voir la liste des biens de l’établissement. La suite accompagne le gestionnaire à travers le cycle de vie, dans l’ordre, puis montre les mêmes pages du côté du magasinier.

Ce que vous obtenez

Un registre des biens qui survit au départ de l’intendant

Chaque bien porte son étiquette, son numéro de série, sa catégorie, son emplacement, sa date et son coût d’achat. Quand la personne qui savait où tout se trouvait s’en va, ce savoir ne part pas avec elle.

Des achats avec une piste de validation

Un besoin devient une commande, la commande est approuvée, un bon de commande est émis, les marchandises sont réceptionnées et contrôlées, et tout écart est consigné sur la commande. Cette piste, c’est l’audit.

Une valeur comptable calculée, pas estimée

Chaque bien porte un plan d’amortissement — méthode, durée d’utilité, valeur résiduelle — à partir duquel est calculée la dotation de chaque période, avec un journal pour la comptabilité et, en option, une écriture passée directement dans le grand livre des finances.

Les réparations ne reposent plus sur la mémoire

Les demandes d’intervention portent une échéance, un technicien ou un prestataire, les pièces, la main-d’œuvre et le temps d’arrêt. La maintenance en retard apparaît sous forme de chiffre plutôt que sous forme de vidéoprojecteur en panne le matin d’une inspection.

Des inventaires physiques qui se rapprochent du registre

Un inventaire physique est une séance avec des saisies et un écart, pas un bloc-notes. La différence entre ce qui a été compté et ce qu’attendait le registre devient un ajustement assorti d’un motif.

Les stocks de l’infirmerie, de la bibliothèque et de l’internat restent séparés

L’inventaire cloisonné par module donne à chacun de ces modules son propre stock sans exposer le registre général — une séparation imposée au niveau des données, et pas seulement masquée dans l’interface.

Les dépenses d’achat arrivent dans le grand livre des finances

Lorsqu’un bon de commande est livré ou clôturé, son montant total est inscrit au grand livre des finances de l’établissement comme une dépense envers le fournisseur — si bien que ce que l’établissement a dépensé en équipement figure à côté de ce qu’il a encaissé en frais de scolarité.

Chaque parcours, chaque rôle

Le module Gestion de l’inventaire, en pratique

Les écrans ci-dessous sont l’application réelle, qui tourne en direct sur cette page avec des données d’établissement fictives — pas des captures d’écran. Chacun est l’écran même qu’utiliserait votre équipe.

Sur cette page

Gestionnaire / administration de l’établissement

Le gestionnaire est le maître du module : il décide de ce qui est suivi, de qui en répond, de ce qui est acheté et de ce que tout cela vaut. Ces écrans suivent le cycle de vie d’un bien dans l’ordre — acquérir, détenir, confier, entretenir, évaluer, anticiper, réformer.

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Ouvrir sur les exceptions, pas sur le registre

Le module s’ouvrait sur le registre des biens — tout ce que l’établissement possède et suit, c’est-à-dire la référence, pas le travail. Le travail, ce sont les exceptions du registre, et elles sont ici : les biens dont personne n’a signé la prise en charge, ceux qui ont dépassé leur date de restitution, et le détenteur qui a signalé une panne et attend une réponse.

Les prises en charge non signées — une affirmation de l’établissement au sujet d’une personne, pas un accord.
Les biens en retard, avec l’ampleur du retard le plus important.
Les signalements des détenteurs, c’est-à-dire du travail dont la réserve ignorait tout jusqu’à ce que quelqu’un l’en informe.
Les révisions à effectuer, et les sorties d’actif en attente d’approbation.
À côté, le fil adossé au journal d’audit : qui a confié quoi, qui a réceptionné quel bon de commande, qui a signalé quelle panne.
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Partir du registre

Le catalogue recense chaque immobilisation que possède l’établissement, filtrable par catégorie et par statut. C’est l’écran qui répond à « en avons-nous déjà un ? » avant qu’une demande d’achat ne soit formulée.

Recherchez et filtrez l’ensemble du registre par nom, catégorie ou statut.
Chaque ligne porte l’étiquette du bien, son numéro de série, sa date d’achat, son coût d’achat et la personne qui en répond actuellement.
Le statut distingue un bien en service d’un bien en maintenance, réformé ou déjà mis au rebut.
Les catégories forment un onglet à côté du registre — la classification dont chaque bien hérite sa méthode d’amortissement, sa durée d’utilité et sa périodicité de maintenance, si bien qu’un nouveau bien arrive avec des valeurs par défaut sensées au lieu d’être configuré de zéro.
Un registre existant arrive par tableur : les fournisseurs, les articles consommables et les biens étiquetés ont chacun leur feuille d’import, si bien que la mise en route d’un établissement de 1 200 biens est un téléversement plutôt que quinze jours de saisie.
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La classification est un registre, pas une liste déroulante

Les catégories sont des fiches que l’établissement modifie, fusionne et retire — elles ont donc leur propre registre, au lieu d’une liste saisie une fois dans un formulaire de paramètres et jamais revue.

Hiérarchique : « Informatique › Ordinateurs portables et tablettes » forme deux niveaux qu’un rapport peut regrouper.
Fusion et retrait, parce que la classification d’un établissement évolue et que son historique ne doit pas évoluer avec elle.
Lue par le registre des biens, la feuille d’inventaire, la vue financière et les rapports.
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Ouvrir un bien

La fiche d’un bien réunit tout son historique — où il se trouve, qui le détient, ce qui lui a été fait et les documents qui l’accompagnent.

L’emplacement et le dépositaire actuel, pour que « où est le vidéoprojecteur de rechange ? » ait une réponse — et toute la chaîne de ceux qui l’ont détenu auparavant, ce qu’une seule colonne écrasée à chaque changement n’aurait jamais pu fournir.
L’état et le statut, mis à jour à mesure que le bien avance dans sa vie.
L’enregistrement d’un QR code ou d’une étiquette, pour qu’une étiquette physique renvoie à la fiche du registre.
Les documents joints — facture, garantie, assurance — conservés avec le bien plutôt que dans un tiroir.
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Dire qui en répond

La garde du matériel a son propre registre, parce que confier un bien est un événement avec une date, une date de restitution et une signature — pas un champ de la fiche du bien. Elle a remplacé une table de remise aux élèves qui ne pouvait désigner qu’un élève, et une unique colonne `custodian` sur le bien, écrasée sur place sans aucun historique.

Trois types de détenteurs dans un même registre : le personnel, les élèves et les personnes extérieures — un prestataire qui détient les clés de la chaufferie, un entraîneur invité avec le sac de matériel, un ancien élève qui a emprunté l’estrade. Auparavant, une personne extérieure était consignée en note sous un dépositaire du personnel, si bien que le registre désignait la mauvaise personne.
Une ligne est une remise, pas un indicateur : le même ordinateur portable est confié de nombreuses fois, et la chaîne de garde est ce que lisent un audit, un quitus de départ et une enquête sur une perte.
Une date de restitution, et le registre compte ce qui l’a dépassée.
Un accusé de prise en charge, parce qu’une garde que personne n’a signée est une affirmation de l’établissement au sujet d’une personne plutôt qu’un accord — et c’est précisément cette distinction qui fait débat lorsqu’un objet disparaît.
Deux autres registres dans la barre d’onglets : les biens dont personne ne répond, et les personnes extérieures à qui l’établissement accepte de confier quelque chose.
L’attribution ne fait volontairement pas partie de l’enregistrement d’un bien. L’entrée d’un bien au registre et le moment où une personne en devient responsable sont deux faits avec deux dates, et les réunir dans un seul formulaire produisait des dépositaires jamais prévenus.
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Maîtriser les consommables

Les biens sont comptés une fois puis suivis ; les consommables sont comptés en continu. La gestion des stocks est la seconde moitié du registre : ce qui est en stock, ce qui est passé sous son seuil de réapprovisionnement, et ce qu’a réellement trouvé le dernier inventaire.

Des articles avec la quantité en stock, l’unité de mesure, le seuil de réapprovisionnement et le stock de sécurité.
Des alertes de stock bas déclenchées par le seuil de réapprovisionnement plutôt que par quelqu’un qui remarque une étagère vide.
Les mouvements de stock — entrées, transferts, ajustements, consommation — enregistrés comme des événements.
Les inventaires physiques sous forme de séances planifiées avec des saisies, un écart et une étape de rapprochement, si bien qu’un inventaire se conclut par un ajustement assorti d’un motif.
La classification ABC, pour que l’attention se porte sur le petit nombre d’articles qui concentrent l’essentiel de la valeur.
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Et puis quelqu’un compte vraiment

Un chiffre de stock que personne n’a jamais vérifié par un comptage est un nombre auquel l’établissement choisit de croire. La feuille d’inventaire, c’est ce que dit le registre, ce que contient l’étagère et l’écart — consigné plutôt qu’effacé par une correction.

Des feuilles d’inventaire par emplacement, pour qu’une réserve se parcoure au lieu de se reconstituer.
L’écart est un fait consigné, pas un ajustement silencieux du registre.
L’approbation d’un inventaire passe la correction, avec le nom de la personne qui a compté.
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Où sont rangées les choses

Ce qui transforme « quelque part dans l’établissement » en réponse. Chaque bien et chaque ligne de stock porte un emplacement, ce qui rend une feuille d’inventaire praticable et un vidéoprojecteur manquant retrouvable.

Bâtiments, salles et réserves, dans une liste que l’établissement définit.
Portés aussi bien par les biens que par les stocks, si bien qu’un inventaire se fait par lieu plutôt que par catégorie.
Un emplacement retiré conserve son historique — le bien a été déplacé, la fiche n’a pas disparu.
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Acheter dans les règles

Les achats sont la porte d’entrée du registre. Un besoin est exprimé, mis en regard des fournisseurs, approuvé, puis transformé en bon de commande — et tout ce qui est livré l’est au titre de cette commande.

Des besoins avec une priorité, une date limite et un montant estimé, avant tout engagement de dépense.
Des fiches fournisseurs avec les coordonnées, une note et les catégories de prédilection.
Des bons de commande qui passent par soumis → approbation budgétaire → approbation des achats → bon de commande émis → livré → clôturé, chaque étape étant consignée.
Des réceptions de marchandises avec un résultat de contrôle, pour qu’une livraison erronée soit un écart signalé plutôt qu’une dispute trois semaines plus tard.
Une matrice de comparaison des fournisseurs — évaluations, délai moyen de livraison et taux de sélection par fournisseur.
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Garder le matériel en état de marche

La maintenance, ce sont des demandes d’intervention sur des biens réels. L’écran sépare ce qui est en retard de ce qui est simplement à faire, et c’est cette distinction qui décide si le groupe électrogène démarre.

Des demandes d’intervention avec une priorité, des dates prévue et limite, un délai de SLA en heures et un technicien ou un prestataire attitré.
En retard, bientôt dues et dans les temps, sous forme de compteurs en direct, pas de rapport.
Le coût de chaque intervention ventilé entre pièces et main-d’œuvre, plus le temps d’arrêt en minutes.
Des modèles de maintenance réutilisables — une « révision des 500 heures du groupe électrogène » définie une fois et appliquée à chaque bien de la catégorie.
La charge de travail des prestataires et des techniciens, pour qu’une même personne ne se voie pas attribuer six interventions dans la semaine.
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Et le calendrier propre à chaque famille de biens

Sans modèles, un registre de maintenance n’enregistre que ce que quelqu’un a pensé à demander. Un modèle dit que chaque vidéoprojecteur est révisé deux fois par an et chaque groupe électrogène tous les mois, et les tâches apparaissent d’elles-mêmes.

Par famille de biens, avec une périodicité et un coût prévu.
Les tâches en sont générées plutôt que saisies, si bien qu’une révision oubliée apparaît comme une ligne en retard.
Modifier un modèle ne réécrit pas les tâches qu’il a déjà produites.
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Évaluer ce que vous possédez

C’est l’écran qui fait d’un registre une donnée comptable. Chaque bien porte ses conditions — une méthode, une durée, un plancher résiduel — et la dotation de chaque période en est calculée plutôt que saisie.

Cinq méthodes qui calculent réellement : linéaire, dégressif, somme des chiffres des années, unités de production et taux de groupe.
Trois conventions pour le mois d’achat d’un bien — un mois entier, un prorata au jour près ou une demi-année — parce que deux comptables ne répondent jamais à cette question de la même façon.
La valeur nette comptable sur chaque ligne, avec la part de la vie du bien déjà consommée.
Les unités de production imputées à l’usage plutôt qu’au temps, si bien qu’un groupe électrogène de secours qui n’a jamais tourné conserve sa valeur.
Un traitement mensuel qui met à jour tout le registre de lui-même, ou qui reste désactivé jusqu’à ce que quelqu’un le demande.
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Chaque période, consignée

Ce qui a réellement été passé, à côté de ce que le moteur avait calculé. Une modification manuelle se voit comme un écart assorti d’un motif, plutôt que comme un chiffre que personne ne peut vérifier.

Le montant calculé conservé à côté du montant passé, pour qu’une modification manuelle s’explique d’elle-même.
La valeur comptable avant et après chaque traitement, si bien que le registre se lit comme un solde courant.
La dépréciation et la réévaluation comme types de traitement à part entière, distincts de la dotation périodique.
Un journal par traitement avec les codes du plan comptable et — si l’établissement l’active — de véritables écritures en partie double dans le grand livre des finances, dans le respect du verrouillage des périodes comptables.
L’annulation par traitement compensatoire : la période est rendue pour pouvoir être de nouveau passée sur des conditions corrigées, et l’historique n’est jamais modifié.
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Ce que vous dit le registre

Un registre d’amortissement en sait plus qu’il n’en dit d’ordinaire. Voici la partie qui le dit : quels biens doivent être remplacés, lesquels coûtent plus cher à conserver qu’ils ne valent, et ce que cela signifie pour l’année prochaine.

Les biens dont la valeur comptable s’épuise avant la fin du délai de remplacement propre à l’établissement.
Le matériel dont les réparations ont coûté plus que ce qu’il vaut encore, au regard d’un seuil fixé par l’établissement.
Les biens entièrement amortis et toujours utilisés chaque jour — ceux qu’un registre cesse discrètement de prendre en compte.
Les biens qui portent un coût sans qu’aucun plan ne les amortisse.
Une prévision pluriannuelle de renouvellement des immobilisations, par année et par catégorie, à apporter en réunion budgétaire.
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Ce que l’année prochaine devra budgéter

Calculé à partir du registre plutôt qu’estimé : les biens qui arrivent au terme de leur durée d’utilité, et ce que coûte leur remplacement aux prix d’aujourd’hui. C’est le seul écran du module qu’un intendant apporte en réunion budgétaire.

Remplacements à prévoir, urgents et à budgéter, comme horizons distincts.
Chiffré à partir de l’enregistrement d’achat et du plan d’amortissement, pas d’une supposition.
Exportable, parce que la réunion à laquelle il est destiné se tient dans un tableur.
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Le réformer dans les règles

La mise au rebut est l’étape où la plupart des registres de biens deviennent faux sans bruit — l’objet quitte les lieux et reste à jamais sur la liste. Ici, c’est une demande avec une évaluation, une approbation, une exécution et un résultat financier.

Le mode de sortie consigné explicitement : vente, don, recyclage, mise à la casse ou reprise.
Un circuit qui va de l’évaluation à l’approbation financière, puis à l’approbation, à l’exécution et à la clôture.
Le montant de l’évaluation face au produit effectivement obtenu, avec la plus-value ou la moins-value calculée à partir du coût du bien.
Les enlèvements planifiés et les pièces justificatives conservés avec la demande.
Les biens pouvant être mis au rebut sont signalés depuis le registre lui-même, si bien que réformer du matériel revient à traiter une liste.
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Les exports que demande un auditeur

Le registre des biens à une date donnée, les mouvements sur une période et le plan d’amortissement qui justifie le chiffre du bilan — les trois choses que demande un audit, et les trois qu’un tableur ne sait pas produire de façon fiable.

Le registre à une date donnée, qui n’est pas le registre d’aujourd’hui.
Les mouvements sur une période : acquisitions, transferts, mises au rebut.
Le plan d’amortissement, rattaché aux traitements qui l’ont produit.
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Et la vue d’ensemble

Ce que possède l’établissement par catégorie et en valeur, la part qui est confiée à quelqu’un, et où passe réellement le budget de maintenance — sur le même registre, avec les mêmes définitions.

Valeur et nombre par catégorie et par emplacement.
La part du registre actuellement entre les mains de quelqu’un.
Les dépenses de maintenance par famille de biens, qui réservent généralement la surprise.
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Les choix que lit tout ce qui précède

La méthode d’amortissement et la durée d’utilité par famille de biens, les dates de restitution par défaut pour la garde du matériel, et les seuils de réapprovisionnement qui décident quand un stock est bas. Réglés une fois, lus par chaque écran du module.

La méthode d’amortissement et les durées d’utilité, qui déterminent la vue financière.
Les durées de prêt par défaut, qui déterminent ce que signifie « en retard ».
Les seuils de réapprovisionnement, qui déterminent ce que la vue d’ensemble appelle une pénurie.

Prêt à gérer votre établissement avec cet outil ?

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Magasinier et services techniques

La personne qui ouvre réellement la réserve est rarement celle qui est maître du module. Il n’y a pas d’application distincte pour le magasinier : Musa se connecte sous son propre nom et, parce que son rôle lui accorde Inventaire, les mêmes pages du portail établissement apparaissent dans sa barre latérale — limitées à ce module et à rien d’autre. C’est tout ce qu’il y a à dire côté personnel, et c’est volontairement court.

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Le registre, dans sa propre barre latérale

Le même écran des biens que celui du gestionnaire, ouvert par un membre du personnel dont le rôle accorde le module. Pas d’identifiant d’intendant partagé, pas de second système, pas de tableur exporté qui circule par e-mail.

L’accès vient du rôle : il est accordé et retiré avec la fonction, pas avec un mot de passe.
La barre latérale affiche le libre-service dont dispose chaque employé, plus Inventaire — et rien d’autre de ce que gère l’établissement.
Tout ce qu’il enregistre lui est attribué, et c’est ce qui donne sa valeur au journal d’audit.
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Exprimer ce qu’il faut acheter

Les demandes viennent de la personne qui a constaté le manque. Exprimer un besoin ici le place dans le même circuit que celui que lit l’approbateur, plutôt que dans un message WhatsApp perdu dans le fil.

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Signaler la panne, clore l’intervention

La maintenance au quotidien relève de la réserve : quelque chose tombe en panne, une demande d’intervention s’ouvre, un prestataire se déplace, l’intervention se clôt avec ses pièces et sa main-d’œuvre consignées. La confier à la personne qui fait le travail, c’est ce qui garde l’historique exact.

Voyez-le avec les données de votre établissement.

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Comment il s’intègre au reste de la plateforme

  • Les emplacements, le personnel et les rôles viennent de la plateforme de base

    Les dépositaires sont les fiches du personnel de l’établissement et les salles sont ses propres salles : un bien attribué à la salle informatique ou à un technicien nommément désigné renvoie à des personnes et à des lieux qui existent déjà.

  • Les dépenses d’achat sont passées au grand livre des financesnécessite Finances

    Lorsqu’un bon de commande passe à l’état livré ou clôturé, son montant total est inscrit au grand livre des finances de l’établissement comme une dépense envers le fournisseur. Lorsque le module Finances est activé, les dépenses d’équipement figurent dans le même grand livre que les recettes des frais de scolarité.

  • Le stock de l’infirmerie est un inventaire cloisonnénécessite Gestion de la santé et de l’infirmerie

    Les médicaments et consommables de l’infirmerie sont des fiches d’inventaire qui appartiennent au module de l’infirmerie. L’infirmière les gère depuis l’infirmerie, et la séparation est imposée dans la couche de services — une requête limitée à l’infirmerie ne peut pas atteindre un bien de l’établissement.

  • Le matériel de la bibliothèque, de la même façonnécessite Gestion de la bibliothèque

    La bibliothèque dispose de sa propre part cloisonnée du registre pour son matériel et ses fournitures, sans que le bibliothécaire ait besoin d’accéder à la liste des biens de l’établissement.

  • Le stock de l’internat, toujours de la même façonnécessite Gestion de l’internat

    Les consommables de l’internat sont rattachés au module de l’internat : le personnel de l’internat commande et compte son propre stock dans le module où il travaille déjà.

Questions fréquentes

Est-ce que cela remplace notre logiciel de comptabilité ?+

Il peut faire l’un ou l’autre, et c’est l’établissement qui choisit. Laissé tel quel, il tient le registre des biens, calcule l’amortissement et remet à la comptabilité un journal par traitement — avec les codes du plan comptable, les lignes de débit et de crédit et une référence — à passer là où les comptes sont réellement tenus. Une fois activé, chaque traitement achevé inscrit aussi de véritables écritures en partie double dans le grand livre des finances de la plateforme, sous le même verrouillage des périodes comptables que toute autre écriture du produit. Cette option est désactivée par défaut, car un établissement qui gère son inventaire ici n’y gère pas forcément ses finances.

Peut-on suivre les consommables aussi bien que le matériel ?+

Oui. Le module les modélise séparément, à dessein : les biens sont identifiés individuellement, amortis puis, un jour, mis au rebut ; les articles sont comptés, prélevés et réapprovisionnés au regard d’un seuil de réapprovisionnement. Les deux vivent dans le même registre et passent par le même circuit d’achat.

L’infirmière ou le bibliothécaire peuvent-ils gérer leur propre stock sans voir tout le reste ?+

Oui. Les stocks de l’infirmerie, de la bibliothèque et de l’internat sont des fiches cloisonnées par module. Ces modules exposent leurs propres points d’accès sur le même registre, et le cloisonnement est imposé au niveau des données — une requête cloisonnée visant la fiche d’un autre module est traitée comme introuvable, et pas simplement masquée.

Avons-nous besoin de lecteurs de codes-barres ?+

Les biens et les articles peuvent porter un QR code ou un code-barres, et une séance d’inventaire physique enregistre un code scanné pour chaque saisie. Il n’existe pas encore d’application de lecture : en pratique, aujourd’hui, les inventaires et les remises se font en cherchant dans le registre ; les champs d’étiquette sont prêts pour le jour où le matériel arrivera.

Comment un achat est-il réellement approuvé ?+

Un bon de commande passe par des statuts explicites — soumis, approbation budgétaire, approbation des achats, bon de commande émis, livré, clôturé — et chaque transition enregistre qui l’a effectuée. Le membre du personnel qui approuve est conservé sur la commande : la piste existe sans produit de validation distinct.

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