Gestion de l’inventaire
Un seul registre pour tout ce que possède l’établissement — du vidéoprojecteur à la boîte de gants — avec les achats, la maintenance, l’amortissement et la mise au rebut rattachés à chaque bien plutôt qu’à un tableur.
Ce que ce module facture
- Biens suivis150,00 ₦ par bien/mois · 5,00 ₦ par bien/jour, décompté chaque jour
Ce qu’est ce module
La plupart des établissements ne savent pas répondre à trois questions sur leurs propres biens : que possédons-nous, où cela se trouve-t-il, et combien cela vaut-il aujourd’hui ? La liste des biens est un tableur qu’un intendant a monté il y a quatre ans ; la réserve n’est comptée que lorsqu’il manque quelque chose ; le groupe électrogène n’est révisé que lorsqu’il s’arrête. Rien de tout cela ne relève de la négligence — c’est ce qui arrive quand le registre, les bons de commande, l’historique des réparations et la comptabilité vivent à quatre endroits différents, sans qu’aucun ne sache rien des autres.
Gestion de l’inventaire, c’est un registre unique auquel tout le cycle de vie est rattaché. Un bien entre par un bon de commande, porte son propre emplacement, son dépositaire et son état, accumule des tâches de maintenance et un amortissement calculé sur son coût d’achat, puis sort par une mise au rebut qui consigne ce que l’établissement en a tiré. Un consommable entre de la même façon, mais il est ensuite prélevé au regard d’un seuil de réapprovisionnement. Parce qu’il n’y a qu’un registre, la question « combien vaut la salle informatique ? » a une réponse calculée plutôt que devinée.
Le module se compose d’un registre et de tout ce qui s’y rattache : les biens (avec, à côté, la classification par catégories), la garde du matériel, la gestion des stocks, les fournisseurs, les achats et les bons de commande, la maintenance, l’évaluation, les conseils, la mise au rebut, le quitus, les rapports et les paramètres. Vient ensuite sa moitié **cloisonnée**, celle à laquelle la plupart des acheteurs ne s’attendent pas : l’infirmerie, la bibliothèque et l’internat disposent chacun de leur propre part du même registre, si bien que l’infirmière gère le stock de l’infirmerie sans jamais voir la liste des biens de l’établissement. La suite accompagne le gestionnaire à travers le cycle de vie, dans l’ordre, puis montre les mêmes pages du côté du magasinier.
Ce que vous obtenez
Un registre des biens qui survit au départ de l’intendant
Chaque bien porte son étiquette, son numéro de série, sa catégorie, son emplacement, sa date et son coût d’achat. Quand la personne qui savait où tout se trouvait s’en va, ce savoir ne part pas avec elle.
Des achats avec une piste de validation
Un besoin devient une commande, la commande est approuvée, un bon de commande est émis, les marchandises sont réceptionnées et contrôlées, et tout écart est consigné sur la commande. Cette piste, c’est l’audit.
Une valeur comptable calculée, pas estimée
Chaque bien porte un plan d’amortissement — méthode, durée d’utilité, valeur résiduelle — à partir duquel est calculée la dotation de chaque période, avec un journal pour la comptabilité et, en option, une écriture passée directement dans le grand livre des finances.
Les réparations ne reposent plus sur la mémoire
Les demandes d’intervention portent une échéance, un technicien ou un prestataire, les pièces, la main-d’œuvre et le temps d’arrêt. La maintenance en retard apparaît sous forme de chiffre plutôt que sous forme de vidéoprojecteur en panne le matin d’une inspection.
Des inventaires physiques qui se rapprochent du registre
Un inventaire physique est une séance avec des saisies et un écart, pas un bloc-notes. La différence entre ce qui a été compté et ce qu’attendait le registre devient un ajustement assorti d’un motif.
Les stocks de l’infirmerie, de la bibliothèque et de l’internat restent séparés
L’inventaire cloisonné par module donne à chacun de ces modules son propre stock sans exposer le registre général — une séparation imposée au niveau des données, et pas seulement masquée dans l’interface.
Les dépenses d’achat arrivent dans le grand livre des finances
Lorsqu’un bon de commande est livré ou clôturé, son montant total est inscrit au grand livre des finances de l’établissement comme une dépense envers le fournisseur — si bien que ce que l’établissement a dépensé en équipement figure à côté de ce qu’il a encaissé en frais de scolarité.
Le module Gestion de l’inventaire, en pratique
Les écrans ci-dessous sont l’application réelle, qui tourne en direct sur cette page avec des données d’établissement fictives — pas des captures d’écran. Chacun est l’écran même qu’utiliserait votre équipe.
Sur cette page
- Gestionnaire / administration de l’établissement
- Ouvrir sur les exceptions, pas sur le registre
- Partir du registre
- La classification est un registre, pas une liste déroulante
- Ouvrir un bien
- Dire qui en répond
- Maîtriser les consommables
- Et puis quelqu’un compte vraiment
- Où sont rangées les choses
- Acheter dans les règles
- Garder le matériel en état de marche
- Et le calendrier propre à chaque famille de biens
- Évaluer ce que vous possédez
- Chaque période, consignée
- Ce que vous dit le registre
- Ce que l’année prochaine devra budgéter
- Le réformer dans les règles
- Les exports que demande un auditeur
- Et la vue d’ensemble
- Les choix que lit tout ce qui précède
- Magasinier et services techniques
Gestionnaire / administration de l’établissement
Le gestionnaire est le maître du module : il décide de ce qui est suivi, de qui en répond, de ce qui est acheté et de ce que tout cela vaut. Ces écrans suivent le cycle de vie d’un bien dans l’ordre — acquérir, détenir, confier, entretenir, évaluer, anticiper, réformer.
Ouvrir sur les exceptions, pas sur le registre
Le module s’ouvrait sur le registre des biens — tout ce que l’établissement possède et suit, c’est-à-dire la référence, pas le travail. Le travail, ce sont les exceptions du registre, et elles sont ici : les biens dont personne n’a signé la prise en charge, ceux qui ont dépassé leur date de restitution, et le détenteur qui a signalé une panne et attend une réponse.
Partir du registre
Le catalogue recense chaque immobilisation que possède l’établissement, filtrable par catégorie et par statut. C’est l’écran qui répond à « en avons-nous déjà un ? » avant qu’une demande d’achat ne soit formulée.
La classification est un registre, pas une liste déroulante
Les catégories sont des fiches que l’établissement modifie, fusionne et retire — elles ont donc leur propre registre, au lieu d’une liste saisie une fois dans un formulaire de paramètres et jamais revue.
Ouvrir un bien
La fiche d’un bien réunit tout son historique — où il se trouve, qui le détient, ce qui lui a été fait et les documents qui l’accompagnent.
Dire qui en répond
La garde du matériel a son propre registre, parce que confier un bien est un événement avec une date, une date de restitution et une signature — pas un champ de la fiche du bien. Elle a remplacé une table de remise aux élèves qui ne pouvait désigner qu’un élève, et une unique colonne `custodian` sur le bien, écrasée sur place sans aucun historique.
Maîtriser les consommables
Les biens sont comptés une fois puis suivis ; les consommables sont comptés en continu. La gestion des stocks est la seconde moitié du registre : ce qui est en stock, ce qui est passé sous son seuil de réapprovisionnement, et ce qu’a réellement trouvé le dernier inventaire.
Et puis quelqu’un compte vraiment
Un chiffre de stock que personne n’a jamais vérifié par un comptage est un nombre auquel l’établissement choisit de croire. La feuille d’inventaire, c’est ce que dit le registre, ce que contient l’étagère et l’écart — consigné plutôt qu’effacé par une correction.
Où sont rangées les choses
Ce qui transforme « quelque part dans l’établissement » en réponse. Chaque bien et chaque ligne de stock porte un emplacement, ce qui rend une feuille d’inventaire praticable et un vidéoprojecteur manquant retrouvable.
Acheter dans les règles
Les achats sont la porte d’entrée du registre. Un besoin est exprimé, mis en regard des fournisseurs, approuvé, puis transformé en bon de commande — et tout ce qui est livré l’est au titre de cette commande.
Garder le matériel en état de marche
La maintenance, ce sont des demandes d’intervention sur des biens réels. L’écran sépare ce qui est en retard de ce qui est simplement à faire, et c’est cette distinction qui décide si le groupe électrogène démarre.
Et le calendrier propre à chaque famille de biens
Sans modèles, un registre de maintenance n’enregistre que ce que quelqu’un a pensé à demander. Un modèle dit que chaque vidéoprojecteur est révisé deux fois par an et chaque groupe électrogène tous les mois, et les tâches apparaissent d’elles-mêmes.
Évaluer ce que vous possédez
C’est l’écran qui fait d’un registre une donnée comptable. Chaque bien porte ses conditions — une méthode, une durée, un plancher résiduel — et la dotation de chaque période en est calculée plutôt que saisie.
Chaque période, consignée
Ce qui a réellement été passé, à côté de ce que le moteur avait calculé. Une modification manuelle se voit comme un écart assorti d’un motif, plutôt que comme un chiffre que personne ne peut vérifier.
Ce que vous dit le registre
Un registre d’amortissement en sait plus qu’il n’en dit d’ordinaire. Voici la partie qui le dit : quels biens doivent être remplacés, lesquels coûtent plus cher à conserver qu’ils ne valent, et ce que cela signifie pour l’année prochaine.
Ce que l’année prochaine devra budgéter
Calculé à partir du registre plutôt qu’estimé : les biens qui arrivent au terme de leur durée d’utilité, et ce que coûte leur remplacement aux prix d’aujourd’hui. C’est le seul écran du module qu’un intendant apporte en réunion budgétaire.
Le réformer dans les règles
La mise au rebut est l’étape où la plupart des registres de biens deviennent faux sans bruit — l’objet quitte les lieux et reste à jamais sur la liste. Ici, c’est une demande avec une évaluation, une approbation, une exécution et un résultat financier.
Les exports que demande un auditeur
Le registre des biens à une date donnée, les mouvements sur une période et le plan d’amortissement qui justifie le chiffre du bilan — les trois choses que demande un audit, et les trois qu’un tableur ne sait pas produire de façon fiable.
Et la vue d’ensemble
Ce que possède l’établissement par catégorie et en valeur, la part qui est confiée à quelqu’un, et où passe réellement le budget de maintenance — sur le même registre, avec les mêmes définitions.
Les choix que lit tout ce qui précède
La méthode d’amortissement et la durée d’utilité par famille de biens, les dates de restitution par défaut pour la garde du matériel, et les seuils de réapprovisionnement qui décident quand un stock est bas. Réglés une fois, lus par chaque écran du module.
Prêt à gérer votre établissement avec cet outil ?
Chaque écran de « Gestionnaire / administration de l’établissement » est le produit réel, pas une maquette. Créez le compte de votre établissement, ou laissez-nous vous le présenter lors d’un appel.
Magasinier et services techniques
La personne qui ouvre réellement la réserve est rarement celle qui est maître du module. Il n’y a pas d’application distincte pour le magasinier : Musa se connecte sous son propre nom et, parce que son rôle lui accorde Inventaire, les mêmes pages du portail établissement apparaissent dans sa barre latérale — limitées à ce module et à rien d’autre. C’est tout ce qu’il y a à dire côté personnel, et c’est volontairement court.
Le registre, dans sa propre barre latérale
Le même écran des biens que celui du gestionnaire, ouvert par un membre du personnel dont le rôle accorde le module. Pas d’identifiant d’intendant partagé, pas de second système, pas de tableur exporté qui circule par e-mail.
Exprimer ce qu’il faut acheter
Les demandes viennent de la personne qui a constaté le manque. Exprimer un besoin ici le place dans le même circuit que celui que lit l’approbateur, plutôt que dans un message WhatsApp perdu dans le fil.
Signaler la panne, clore l’intervention
La maintenance au quotidien relève de la réserve : quelque chose tombe en panne, une demande d’intervention s’ouvre, un prestataire se déplace, l’intervention se clôt avec ses pièces et sa main-d’œuvre consignées. La confier à la personne qui fait le travail, c’est ce qui garde l’historique exact.
Voyez-le avec les données de votre établissement.
Chaque écran de « Magasinier et services techniques » est le produit réel, pas une maquette. Créez le compte de votre établissement, ou laissez-nous vous le présenter lors d’un appel.
Comment il s’intègre au reste de la plateforme
Les emplacements, le personnel et les rôles viennent de la plateforme de base
Les dépositaires sont les fiches du personnel de l’établissement et les salles sont ses propres salles : un bien attribué à la salle informatique ou à un technicien nommément désigné renvoie à des personnes et à des lieux qui existent déjà.
Les dépenses d’achat sont passées au grand livre des financesnécessite Finances
Lorsqu’un bon de commande passe à l’état livré ou clôturé, son montant total est inscrit au grand livre des finances de l’établissement comme une dépense envers le fournisseur. Lorsque le module Finances est activé, les dépenses d’équipement figurent dans le même grand livre que les recettes des frais de scolarité.
Le stock de l’infirmerie est un inventaire cloisonnénécessite Gestion de la santé et de l’infirmerie
Les médicaments et consommables de l’infirmerie sont des fiches d’inventaire qui appartiennent au module de l’infirmerie. L’infirmière les gère depuis l’infirmerie, et la séparation est imposée dans la couche de services — une requête limitée à l’infirmerie ne peut pas atteindre un bien de l’établissement.
Le matériel de la bibliothèque, de la même façonnécessite Gestion de la bibliothèque
La bibliothèque dispose de sa propre part cloisonnée du registre pour son matériel et ses fournitures, sans que le bibliothécaire ait besoin d’accéder à la liste des biens de l’établissement.
Le stock de l’internat, toujours de la même façonnécessite Gestion de l’internat
Les consommables de l’internat sont rattachés au module de l’internat : le personnel de l’internat commande et compte son propre stock dans le module où il travaille déjà.
Questions fréquentes
Est-ce que cela remplace notre logiciel de comptabilité ?+
Il peut faire l’un ou l’autre, et c’est l’établissement qui choisit. Laissé tel quel, il tient le registre des biens, calcule l’amortissement et remet à la comptabilité un journal par traitement — avec les codes du plan comptable, les lignes de débit et de crédit et une référence — à passer là où les comptes sont réellement tenus. Une fois activé, chaque traitement achevé inscrit aussi de véritables écritures en partie double dans le grand livre des finances de la plateforme, sous le même verrouillage des périodes comptables que toute autre écriture du produit. Cette option est désactivée par défaut, car un établissement qui gère son inventaire ici n’y gère pas forcément ses finances.
Peut-on suivre les consommables aussi bien que le matériel ?+
Oui. Le module les modélise séparément, à dessein : les biens sont identifiés individuellement, amortis puis, un jour, mis au rebut ; les articles sont comptés, prélevés et réapprovisionnés au regard d’un seuil de réapprovisionnement. Les deux vivent dans le même registre et passent par le même circuit d’achat.
L’infirmière ou le bibliothécaire peuvent-ils gérer leur propre stock sans voir tout le reste ?+
Oui. Les stocks de l’infirmerie, de la bibliothèque et de l’internat sont des fiches cloisonnées par module. Ces modules exposent leurs propres points d’accès sur le même registre, et le cloisonnement est imposé au niveau des données — une requête cloisonnée visant la fiche d’un autre module est traitée comme introuvable, et pas simplement masquée.
Avons-nous besoin de lecteurs de codes-barres ?+
Les biens et les articles peuvent porter un QR code ou un code-barres, et une séance d’inventaire physique enregistre un code scanné pour chaque saisie. Il n’existe pas encore d’application de lecture : en pratique, aujourd’hui, les inventaires et les remises se font en cherchant dans le registre ; les champs d’étiquette sont prêts pour le jour où le matériel arrivera.
Comment un achat est-il réellement approuvé ?+
Un bon de commande passe par des statuts explicites — soumis, approbation budgétaire, approbation des achats, bon de commande émis, livré, clôturé — et chaque transition enregistre qui l’a effectuée. Le membre du personnel qui approuve est conservé sur la commande : la piste existe sans produit de validation distinct.
Autres modules : opérations
Pilotez tout votre établissement sur une seule plateforme connectée
Commencez par la formule de base, activez les modules dont vous avez besoin et offrez à chaque parent, élève et membre du personnel un seul endroit où se connecter.
