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Finances

Facturez les frais de scolarité de l’établissement, encaissez-les en ligne, relancez automatiquement les retards, et permettez à chaque famille de voir exactement ce qu’elle doit et ce qu’elle a payé.

CommencerNous contacter1 % à 1 % de chaque paiement · décompté chaque jour sur votre crédit prépayé

Ce que ce module facture

  • Paiements de frais en ligne1 % de chaque paiement de frais en ligne, plafonné à 5 000,00 ₦ par paiement de frais en ligne · prélevé sur le crédit prépayé, au relevé journalier
  • Paiements de frais enregistrés à la main1 % de chaque paiement enregistré à la main, plafonné à 5 000,00 ₦ par paiement enregistré à la main · prélevé sur le crédit prépayé, au relevé journalier

Ce qu’est ce module

L’encaissement des frais de scolarité est le processus qu’un établissement ne peut pas se permettre de rater, et il repose presque toujours sur ses outils les plus fragiles. La grille des frais vit dans un document, les factures sont produites dans un tableur puis publipostées, les paiements arrivent sous forme de virements qu’un intendant rapproche à l’œil, et la réponse à « cette famille a-t-elle payé ? » dépend du registre de caisse que l’on consulte. Le coût ne se limite pas aux frais impayés — ce sont aussi les heures perdues, et les désaccords avec les parents qu’aucune des deux parties ne peut trancher preuves à l’appui.

Le module Finances place tout le cycle sur le dossier de l’élève. Les catégories de frais sont définies une fois par année scolaire ; les bourses et les remises les réduisent selon des règles plutôt qu’au cas par cas ; les factures sont émises par lot pour les classes concernées ; les familles paient en ligne et reçoivent automatiquement leur reçu. Les factures en retard sont relancées par le système selon un calendrier quotidien, et non par celui qui y pense. Et chacun de ces événements est inscrit dans un grand livre des finances commun à tout l’établissement, qui porte aussi les frais d’internat, les ventes de la boutique et les dépenses d’équipement — si bien que « qu’avons-nous facturé, qu’avons-nous encaissé, que reste-t-il dû ? » est une seule requête, et non quatre.

Un mois arrêté peut aussi être clôturé : les périodes comptables délimitent où une écriture peut être passée, et le contrôle se trouve dans l’unique passage par lequel chaque module inscrit ses écritures — si bien que la bibliothèque, l’internat et la boutique respectent tous le calendrier de l’intendance plutôt que le leur. Le module offre un espace de travail à l’intendant et une vue à toute personne facturée. Les parents disposent des factures, du paiement en ligne et d’un historique des paiements ; les élèves voient leur propre compte en lecture seule ; le personnel — lui aussi facturé, pour la scolarité des enfants du personnel et diverses contributions — dispose de la même chose dans son propre portail. La suite accompagne l’intendant à travers tout le cycle, puis le montre de chacun de ces trois côtés.

Ce que vous obtenez

Une seule grille des frais, appliquée par règle

Les catégories portent un montant par défaut, une fréquence et les niveaux auxquels elles s’appliquent. Fixer les frais est une tâche d’année scolaire, pas une formule de tableur élève par élève.

Des bourses qui s’appliquent d’elles-mêmes

Une remise pour enfant du personnel ou pour fratrie peut s’appliquer automatiquement, au pourcentage ou au montant défini, et s’imputer sur un budget que l’établissement peut surveiller. Les bourses au mérite et les aides sociales restent manuelles et soumises à approbation.

Des factures émises par lot, envoyées automatiquement

Générez les factures d’un trimestre en une seule opération et envoyez-les par e-mail et dans l’application aux responsables légaux que la plateforme connaît déjà. Chaque facture émise est notifiée à la famille sans que personne ait à écrire une adresse sur une enveloppe.

Les familles paient en ligne et reçoivent leur reçu aussitôt

Un parent paie depuis la facture, par carte ou par virement, via le propre compte Paystack de l’établissement. Le paiement est vérifié, imputé et accompagné d’un reçu sans que l’intendant ait à intervenir.

Les frais en retard se relancent d’eux-mêmes

Une tâche quotidienne repère les factures dont l’échéance est passée et envoie des rappels selon les règles propres à l’établissement — combien de jours avant l’échéance, combien de temps après, à quelle fréquence, et combien de fois avant de s’arrêter.

Des impayés que l’on peut réellement traiter

Les soldes restant dus sont classés par ancienneté en tranches et ventilés par classe et par élève, avec la dette la plus ancienne et le nombre de jours de retard sur chaque ligne. Le recouvrement devient une liste de travail triée par montant et par ancienneté.

Les corrections laissent une trace

Remboursements, exonérations, ajustements et crédits sur compte sont des demandes approuvées puis traitées au regard du paiement d’origine — si bien qu’une correction constitue une preuve plutôt qu’une ligne effacée.

Un seul grand livre pour tous les modules

Les factures et paiements de frais de scolarité, les frais d’internat, les ventes de la boutique, la facturation du personnel, les acquisitions de la bibliothèque et les achats d’équipement sont tous inscrits dans le même journal des transactions, avec le module, l’événement et le tiers sur chaque écriture — et une seule barre de filtres pour l’ensemble.

Un mois arrêté reste arrêté

Les périodes comptables délimitent où chaque module peut passer ses écritures. Clôturez juin une fois qu’il a été validé, et aucune facture de la bibliothèque, aucun frais d’internat, aucune vente de la boutique ne pourra plus y être inscrit — le contrôle se trouve dans l’unique passage que suit chaque écriture, si bien qu’un module ajouté l’an prochain en hérite.

Personne ne part en devant de l’argent par mégarde

Le module Finances tient sa propre ligne dans le quitus de départ, et son registre recense qui doit de l’argent à l’établissement aujourd’hui, et pas seulement ceux qui s’apprêtent à partir. Un paiement encaissé au guichet lève la ligne, et rien pendant la nuit ne vient discrètement l’annuler.

Chaque parcours, chaque rôle

Le module Finances, en pratique

Les écrans ci-dessous sont l’application réelle, qui tourne en direct sur cette page avec des données d’établissement fictives — pas des captures d’écran. Chacun est l’écran même qu’utiliserait votre équipe.

Sur cette page

Intendant / administration de l’établissement

L’intendant pilote le module et répond du chiffre en bas de page. Chaque écran est une tâche, et non un onglet sur l’écran de quelqu’un d’autre : émettre les factures, structurer les frais qui les sous-tendent, relancer les impayés, corriger ce qui était faux, clôturer le mois une fois arrêté, délivrer le quitus aux partants, et lire tout l’argent de l’établissement dans un seul journal.

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Émettre les factures du trimestre

La facturation a son propre écran, et non un onglet. Il répond à une seule question — ce qui a été facturé, à qui, et ce qui reste dû.

Les totaux émis, payés et restant dus, en chiffres actualisés pour tout l’établissement, avec le nombre de factures à côté.
Les factures par élève, avec sous-total, remise, total, montant payé et montant dû — et un statut qui distingue émise, partiellement payée et payée.
La génération des factures par lot pour un trimestre, si bien que la facturation d’une année scolaire est une seule opération plutôt que 1 800 documents.
L’envoi par lot aux responsables légaux déjà inscrits au dossier de l’élève.
Un paiement enregistré directement depuis la ligne d’une facture, sans quitter l’écran.
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Ce qui est dû, et ce qui vous attend

Le module Finances s’ouvrait sur les factures jusqu’à ce que cette page existe. « Rien n’est encaissé, relancé, remboursé ni inscrit tant qu’une facture n’existe pas » était vrai et l’est toujours ; ce n’est simplement pas la première chose que veut voir un intendant en ouvrant le module. Ce qui est dû, ce qui attend une décision et ce qui a changé depuis la veille, si — et rien de tout cela n’était accessible sans lire d’abord un tableau.

Les frais en retard sous forme de ligne de type MONTANT, avec la part qui a plus de quatre-vingt-dix jours.
Les paiements en attente de confirmation — des virements pas encore rapprochés d’une facture.
Les remboursements à trancher, et les promesses de paiement non tenues.
Les lignes de type MONTANT sont exclues du compteur à dessein : additionner une somme en naira à un nombre de lignes donne un chiffre qui ne veut rien dire.
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Définir les frais qui sous-tendent la facturation

Tout ce qui figure sur l’écran de facturation est généré à partir de celui-ci. Les catégories de frais sont la structure qui évite à la facturation de devenir une saisie élève par élève.

Des catégories de frais avec un code, un montant par défaut, une fréquence — ponctuelle, trimestrielle, par année scolaire, mensuelle, annuelle — et les niveaux auxquels elles s’appliquent.
Les frais récurrents et ponctuels modélisés séparément, pour que des frais d’inscription ne se comportent pas comme des frais de scolarité.
Les bourses et aides sur leur propre écran, juste à côté : bourses au mérite, sur critères sociaux, pour enfants du personnel, pour fratrie, institutionnelles et externes, chacune en pourcentage ou en montant fixe.
Une application automatique ou manuelle pour chaque bourse : une remise pour fratrie peut s’appliquer par règle, une aide sociale reste une décision.
Un budget par bourse, avec le montant attribué et le solde restant, pour que l’aide reste soutenable par construction.
Des attributions rattachées à chaque élève, avec une approbation et une période de validité.
Le comportement des rappels et des reçus se règle ici aussi — jours avant l’échéance, premier rappel de retard, intervalle, nombre maximal de rappels, et envoi des factures et reçus par e-mail ou par SMS.
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Traiter les impayés

Relancer les frais impayés est un autre métier que de les facturer, exercé par d’autres personnes à un autre rythme — c’est donc un autre écran.

Les soldes restant dus classés par ancienneté en tranches de 0–30, 31–60, 61–90 et plus de 90 jours, avec un graphique de la répartition par ancienneté.
Une agrégation par classe et par niveau, pour qu’un problème persistant dans une cohorte ne disparaisse pas dans une moyenne d’établissement.
Un détail par élève montrant chaque facture ouverte et la plus ancienne facture impayée.
Des relances confiées à un membre du personnel nommément désigné, avec une priorité et une échéance.
Des promesses de paiement enregistrées pour un élève, avec le montant et la date promis, puis suivies au regard de ce qui est réellement arrivé.
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Corriger ce qui doit l’être

Chaque établissement émet des factures erronées, encaisse des paiements en double et accorde des exonérations. La question est de savoir si la correction est vérifiable. Ici, c’est une demande avec un motif, un approbateur et une issue.

Quatre types distincts : le remboursement d’une somme, l’exonération d’un frais, l’ajustement d’une facture, et un crédit sur compte reporté.
Chaque demande rattachée à l’élève et à la facture ou au paiement qu’elle corrige.
Un historique de statut — en attente, approuvée ou rejetée, puis traitée.
Un mode de versement consigné — crédit sur compte, espèces, virement bancaire, ou remboursement par la passerelle de paiement.
La nécessité d’une approbation pour les annulations, ou leur remboursement automatique, fixée par une règle commune à l’établissement plutôt que décidée au cas par cas.
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Clôturer le mois une fois arrêté

Les périodes comptables sont les fenêtres dans lesquelles une écriture a le droit d’être passée. Avant elles, rien dans le produit ne limitait une écriture antidatée — et plusieurs modules déduisent la date d’une écriture de ce qu’un utilisateur a saisi : un titre catalogué aujourd’hui à la bibliothèque avec une facture datée de 2019 atterrissait en 2019 et rouvrait discrètement une année que l’établissement avait déjà arrêtée.

Un registre que l’intendant lit de haut en bas plutôt qu’un formulaire de paramètres : chaque ligne est une fenêtre, avec ce qui y a déjà été inscrit à côté de ses dates.
Ouverte ou clôturée, avec un motif à la clôture et une trace dans les deux sens — clôturer un mois trop tôt doit pouvoir s’annuler, sinon personne n’en clôturera jamais.
Le contrôle se trouve dans l’unique passage par lequel chaque module inscrit ses écritures, si bien qu’un module ajouté l’an prochain en hérite sans même savoir qu’il existe.
Une date qu’aucune période ne couvre reste inscrite. C’est une limite à laquelle l’établissement choisit d’adhérer, pas une barrière qu’il doit franchir — sinon un établissement qui n’a jamais construit de calendrier ne pourrait encaisser aucun paiement. Le trou est signalé plutôt qu’imposé.
Les autres modules demandent avant d’enregistrer : un bibliothécaire qui date une acquisition dans un mois clôturé en est averti alors que le champ de date est encore actif, sans détenir pour cela la moindre autorisation financière.
Les périodes ne peuvent pas se chevaucher, car une date couverte deux fois donne deux réponses à « est-ce clôturé ? ».
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Le quitus des partants, et de tous les autres

Le module Finances tient une ligne dans le quitus de départ commun à l’établissement, et le registre qui le sous-tend répond à une question à laquelle le produit ne savait pas répondre du tout auparavant : non pas « qui part en nous devant de l’argent ? », mais « qui nous doit de l’argent ? », aujourd’hui.

La liste des impayés en temps réel — chaque élève, famille ou employé qui porte un solde impayé en ce moment, que quelqu’un parte ou non.
Un second registre dans la barre d’onglets : les partants dont le départ est suspendu par les finances, dans l’attente de la validation de l’intendance.
Une ligne levée par le système peut être rouverte par le système si la dette réapparaît ; une ligne levée par une personne n’est jamais annulée en silence — un paiement en espèces au guichet fait foi.
Le consulter et le signer exige des autorisations financières plutôt qu’une nomination à une fonction, ce qui laissait autrefois un intendant pourtant doté de toutes les autorisations face à une page vide.
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Lire tout l’argent de l’établissement dans un seul journal

Chaque module qui fait circuler de l’argent écrit dans le même journal, où l’on ne fait qu’ajouter. Transactions est le seul endroit où l’intendant doit regarder — et les filtres remplacent ce qui était autrefois six grands livres intégrés distincts.

Factures et paiements de frais de scolarité, frais d’internat, ventes de la boutique, acquisitions de la bibliothèque, achats d’équipement et facturation du personnel, tous inscrits comme écritures dans un seul journal.
Filtrez par module, événement, sens, type de tiers et période — et recherchez par élève, membre du personnel, fournisseur, libellé ou référence.
L’état des filtres vit dans l’URL, si bien que « tous les impayés » ou « les remboursements de ce trimestre » sont un lien que l’intendant peut garder en favori ou envoyer.
Débits, crédits et solde net par devise sur la période, avec le solde d’ouverture reporté et le solde de clôture qui en découle.
Un export CSV de ce qui est exactement à l’écran, pour le comptable qui travaille dans un tableur.
Des ajustements manuels pour l’argent qu’aucun module n’a enregistré — un solde d’ouverture, une passation en perte, une erreur de saisie — passés avec un motif et jamais modifiés, seulement contrepassés.
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Le voir à côté de tout le reste

Les mêmes chiffres apparaissent aussi dans la synthèse des rapports de l’établissement, à côté des présences, des résultats, des RH et des opérations. Cet emplacement est l’argument : un problème de recouvrement dans une classe est rarement un problème uniquement financier.

Littéralement les mêmes cartes que sur la page « Rapports et analyses » du module Finances — une seule définition d’« encaissé », pas une seconde qui dérive.
Chaque carte porte sa propre période, si bien qu’une liste des débiteurs sur le trimestre peut côtoyer un taux d’encaissement sur la semaine.
Une disposition que l’établissement peut réorganiser, pour que le conseil voie ce qui compte pour lui.

Prêt à gérer votre établissement avec cet outil ?

Chaque écran de « Intendant / administration de l’établissement » est le produit réel, pas une maquette. Créez le compte de votre établissement, ou laissez-nous vous le présenter lors d’un appel.

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Parents et responsables légaux

C’est du côté des parents que le module se rentabilise. Presque tout problème de recouvrement est en réalité un problème d’information — la famille ne savait pas, ne pouvait pas vérifier, ou ne pouvait pas payer facilement. Ces deux écrans suppriment les trois obstacles.

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Voir chaque facture, et la payer

Un responsable légal arrive sur ce qui est dû pour l’ensemble de ses enfants, chaque facture étant détaillée ligne par ligne. Et il peut payer depuis cet écran — c’est toute la différence entre une facture vue et une facture réglée.

Une synthèse pour tous les enfants, et les totaux de chacun en dessous — un seul compte pour une famille de trois enfants.
Chaque facture avec son numéro, son trimestre, son total, le montant payé, le montant dû et l’échéance.
Le détail ligne par ligne, pour que « à quoi correspondent ces ₦35 000 ? » trouve sa réponse sur la page.
Le paiement en ligne par carte ou par virement via la passerelle propre à l’établissement, avec un paiement vérifié et imputé automatiquement.
Le téléchargement de la facture en PDF pour un parrain ou un employeur.
La contestation d’une facture, que l’intendance voit et traite de façon consignée plutôt qu’au téléphone.
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Conserver les reçus

L’historique des paiements est l’écran qui met fin aux discussions. Chaque paiement que l’établissement a enregistré pour la famille, avec son mode, son numéro de reçu et son statut.

Tous les paiements pour l’ensemble des enfants, avec le montant, le mode et la date.
Les numéros de reçu et des reçus téléchargeables pour chaque paiement.
Un statut affiché honnêtement — un virement en attente d’approbation apparaît en attente, et non comme payé.
Les totaux payés et en attente, pour qu’une famille qui rapproche ses paiements de son relevé bancaire puisse le faire elle-même.

Voyez-le avec les données de votre établissement.

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Élèves

Les élèves plus âgés — en terminale, et tous ceux qui aident à gérer leurs frais — ont besoin de voir leur propre compte sans passer par un parent ou par l’intendance. Leur vue est volontairement en lecture seule : ils peuvent consulter et justifier, mais ni payer ni contester.

1

Leurs propres factures

Chaque facture émise au nom de l’élève, avec l’objet de chaque ligne et ce qui reste dû. En lecture seule, et complète.

Les factures avec le total, le montant payé, le montant dû et l’échéance.
Le détail ligne par ligne de chaque facture.
Téléchargeables en PDF — le document que demande réellement un parrain de bourse ou un responsable légal à l’étranger.
2

Leur propre historique de paiements

Chaque paiement enregistré à leur nom, avec les reçus. La phrase « nous l’avons payé le trimestre dernier » devient vérifiable par la personne qui la prononce.

Les paiements avec le montant, le mode, la date et le statut.
Des reçus téléchargeables pour chaque paiement.
En lecture seule : le paiement est effectué par le responsable légal, depuis le portail parents.

Mettez-le en place pour votre équipe.

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Personnel

Les employés sont facturés eux aussi — la scolarité de leurs enfants au tarif réservé au personnel, des contributions, et tout ce que l’établissement facture à ses propres équipes. Ils disposent du même libre-service que les familles, dans leur propre portail, pour ne pas faire la queue à l’intendance à la fois comme employés et comme parents.

1

Leurs propres factures de frais

Les factures de frais du personnel sont des fiches à part entière, pas une note dans le grand livre. Un employé voit ce qui a été facturé à son nom, ce que la remise a déduit et ce qui reste dû.

Les factures avec sous-total, remise, total, montant payé et montant dû.
Le détail ligne par ligne et un PDF téléchargeable.
Le paiement en ligne depuis la facture, comme le fait un parent.
2

Leur propre historique de paiements

Ce qu’ils ont payé, quand, par quel mode, et si le paiement a été approuvé — avec le reçu joint.

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Comment il s’intègre au reste de la plateforme

  • Les élèves, les responsables légaux et les classes viennent de la plateforme de base

    Les factures sont émises à partir des dossiers d’élèves existants de l’établissement et envoyées aux responsables légaux qui y sont déjà rattachés. Il n’y a aucune liste de contacts de facturation à tenir à jour, et un transfert ou un départ est pris en compte directement.

  • Les notifications passent par le système d’envoi de la plateforme

    Facture émise, reçu de paiement et rappel de retard sont envoyés par le circuit de notifications de la plateforme aux contacts inscrits au dossier de l’élève, dans l’application et par e-mail.

  • Les frais d’internat arrivent sur le même comptenécessite Gestion de l’internat

    Les frais d’internat sont inscrits au grand livre des finances partagé comme une dette de même nature que les frais de scolarité, si bien que la famille d’un interne voit un seul solde plutôt que deux factures d’un même établissement.

  • Les ventes de la boutique arrivent dans le même grand livrenécessite Boutique de l’établissement

    Les ventes d’uniformes et de fournitures sont inscrites au grand livre avec la famille comme tiers, ce qui rend la vue « toutes les dettes » complète plutôt que limitée aux frais de scolarité.

  • Les médicaments délivrés peuvent être facturésnécessite Gestion de la santé et de l’infirmerie

    Lorsque l’infirmerie est activée, les médicaments délivrés à un élève peuvent être reportés sur la facture provisoire de la famille au lieu d’être pris en charge ou réclamés séparément.

  • Les dépenses d’équipement apparaissent à côté des recettes de fraisnécessite Gestion de l’inventaire

    Les bons de commande livrés sont inscrits au même grand livre comme une dépense envers le fournisseur, si bien que ce que l’établissement a dépensé figure au même endroit que ce qu’il a encaissé.

  • La facturation du personnel s’appuie sur le dossier du personnelnécessite Gestion des ressources humaines

    Une facture de frais destinée à un membre du personnel est émise à partir du dossier d’employé que tiennent les RH, et c’est aussi ainsi que la remise pour enfant du personnel sait qui y a droit.

Questions fréquentes

Les parents peuvent-ils réellement payer en ligne, ou seulement voir la facture ?+

Ils peuvent payer. Un responsable légal paie depuis la facture, par carte ou par virement bancaire, via le propre compte Paystack de l’établissement, et le paiement est vérifié, imputé à la facture et accompagné automatiquement d’un reçu. L’établissement configure ses propres clés de passerelle : l’argent va directement à l’établissement.

Relance-t-il tout seul les frais en retard ?+

Oui. Une tâche quotidienne repère les factures dont l’échéance est passée et envoie des rappels à la famille, selon des règles fixées par l’établissement : combien de jours avant l’échéance prévenir, combien de temps après envoyer la première relance, à quelle fréquence la répéter, et combien de rappels envoyer avant de s’arrêter. Les rappels automatiques peuvent aussi être entièrement désactivés.

Comment fonctionnent les bourses et les remises pour fratrie ?+

Une bourse est définie une fois — son type, sa remise en pourcentage ou en montant fixe, les catégories de frais auxquelles elle s’applique, et un budget. Celles qui reposent sur une règle, comme une remise pour fratrie ou pour enfant du personnel, peuvent s’appliquer automatiquement ; les bourses au mérite et les aides sociales sont attribuées à des élèves nommément désignés et approuvées. Chaque attribution est suivie au regard du budget de la bourse, si bien que l’établissement voit ce que lui coûtent ses aides avant le début du trimestre.

Une famille peut-elle contester un frais ?+

Oui. Un responsable légal conteste une facture depuis le portail parents, et l’intendance traite la contestation de façon consignée. Lorsque l’issue est une correction, elle devient une demande de remboursement, d’exonération, d’ajustement ou de crédit, avec son propre circuit d’approbation.

Les élèves peuvent-ils payer leurs propres frais ?+

Non. Le portail élèves est en lecture seule pour les finances : un élève peut voir ses factures et ses paiements et télécharger les PDF et les reçus, mais le paiement se fait depuis le portail parents (ou, pour un employé, depuis le portail du personnel). Si vos élèves de terminale paient eux-mêmes leurs frais, cela mérite de nous être signalé.

Est-ce que cela remplace notre logiciel de comptabilité ?+

Non. Il prend en charge la facturation, l’encaissement et le volet créances — factures, paiements, remboursements, ancienneté des impayés et rapports — et inscrit chaque événement dans un grand livre des finances commun à l’établissement, qui porte aussi les écritures de l’internat, de la boutique, du personnel et de l’équipement. Ce qu’il n’est pas, c’est une comptabilité générale avec un plan comptable : les établissements qui en tiennent une la conservent et la rapprochent de ces chiffres.

Qu’en est-il des membres du personnel qui sont aussi parents ?+

Les factures de frais du personnel sont des fiches distinctes des factures des élèves, émises au nom de l’employé et visibles dans son propre portail du personnel — c’est là que s’applique la remise pour enfant du personnel. Il peut payer directement depuis ce portail.

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