Les documents que délivre l’établissement
Bulletins de notes, reçus, relevés de notes, certificats de transfert et cartes d’élève : un catalogue fixe de modèles que l’établissement personnalise un par un, des documents délivrés classés dans le dossier de l’élève plutôt qu’envoyés par e-mail puis oubliés, le même dossier visible par l’élève et par le responsable légal, des attestations des années après le départ d’un élève — et les pièces que l’établissement doit recueillir auprès de son propre personnel.
La partie du système qui sort de l’établissement
Un parent lira un écran de ce produit par trimestre, et un document pour le reste de sa vie. Le bulletin de notes finit dans un tiroir ; le reçu est présenté devant un tribunal ; le certificat de transfert décide si l’établissement suivant inscrit l’enfant ; l’attestation est demandée onze ans plus tard par un employeur qui n’a jamais entendu parler de nous. Les documents sont donc traités comme une partie à part entière de la plateforme, et non comme un bouton d’export : un catalogue fixe dont l’établissement personnalise les modèles quand il le souhaite, une charte graphique dont hérite tout le catalogue, des documents délivrés classés dans le dossier de l’élève au lieu d’être envoyés par e-mail puis oubliés, et le même dossier affiché dans le portail de l’élève et dans celui du responsable légal. La dernière étape inverse le sens, vers les pièces sur lesquelles un établissement est inspecté : ce qu’il doit recueillir auprès de son propre personnel, et s’il l’a fait.
Sur cette page
Un document, c’est la marque sur papier
L’identité visuelle n’est pas ici un module cosmétique — c’est là que vivent le blason, la palette et la typographie, et chaque document délivré par l’établissement en hérite. C’est pourquoi le catalogue des documents se trouve dans Identité visuelle plutôt que dans Paramètres : un établissement qui change de logo ne devrait pas avoir ensuite à retrouver huit documents pour le changer huit fois.
Le blason, la palette, le nom sur le papier
L’identité de l’établissement, enregistrée une seule fois. Chaque portail s’affiche dans ces couleurs, le site carrières les reçoit, la page de connexion porte le logo — tout comme chaque document ci-dessous, sans qu’aucun n’en conserve sa propre copie.
Huit documents, dont trois que cet établissement a personnalisés
Un catalogue fixe : bulletin de notes, tableau récapitulatif des notes, facture, reçu, relevé de notes, attestation, certificat de transfert, lettre d’admission. Chacun est livré avec un modèle qui fonctionne dès le premier jour. Un établissement qui n’a jamais touché à un document les délivre déjà tous — et les trois marqués comme personnalisés sont ceux que cet établissement a décidé de s’approprier.
En personnaliser un
Le bulletin de notes, ouvert. Un modèle est une pile ordonnée de sections — en-tête, bloc d’identité, tableau des notes, évaluations affectives, les deux appréciations, la légende du barème — et l’établissement décide lesquelles apparaissent, dans quel ordre, et où la page se coupe. Le contenu d’une section arrive sous forme de fichier, et c’est délibéré.
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Délivré, puis conservé
La plupart des systèmes génèrent un PDF et l’envoient par e-mail : la seule copie de l’établissement se trouve alors dans les éléments envoyés de la personne qui a appuyé sur le bouton. Ici, un document délivré est classé dans le dossier de l’élève, à côté des documents fournis par la famille — un seul dossier, deux sortes de pièces, et la différence entre elles visible.
Le dossier d’un élève
Les bulletins de notes et les reçus délivrés par l’établissement, et l’acte de naissance, la photo et les formulaires de consentement fournis par la famille. Ceux qui n’ont pas d’auteur de téléversement sont ceux que l’établissement a générés — personne n’a eu à penser à en garder une copie, car ici, délivrer veut dire classer.
Et le seul document qu’un enfant a sur lui
La carte d’élève, générée à partir du dossier : nom, numéro d’admission, classe, photo et un code QR qui renvoie à cet élève dans cet établissement. Le numéro d’urgence qui y figure est la ligne de l’établissement — jamais celle d’un responsable légal ni celle de l’infirmerie, car une carte est portée en public par un enfant et lue par des inconnus.
La carte que porte le personnel
La carte professionnelle est générée à partir du dossier du membre du personnel de la même façon : nom, matricule, fonction et photo, avec un code que chacun peut scanner pour vérifier la carte auprès de l’établissement. Réémettre une carte perdue retire l’ancien code : une carte retrouvée cesse d’être valide dès qu’elle est remplacée.
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La copie de l’élève
Le même dossier, lu par la personne qu’il concerne. Rien n’est copié ni redélivré pour que cet écran existe — l’élève consulte sa propre ligne du coffre-fort documentaire de l’établissement.
Ses documents, chaque fois qu’il en a besoin
Les bulletins de notes de chaque trimestre passé dans l’établissement, les reçus, les formulaires de consentement signés par son responsable légal. L’élève qui demandait au secrétariat une copie du bulletin de l’an dernier n’a plus besoin de le faire.
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Et celle du responsable légal
Le même dossier encore, vu de l’autre côté de la famille. Un responsable légal relié à deux élèves voit deux dossiers, et la frontière est le lien avec l’enfant plutôt qu’un rôle — la même règle que toute la plateforme applique à tout ce qu’un responsable légal peut atteindre.
Chaque document de chaque enfant, au même endroit
Le bulletin de notes délivré vendredi dernier par l’établissement est ici dès vendredi, pas quand quelqu’un pense à l’envoyer par e-mail. Et quand l’établissement a besoin qu’on lui renvoie un document — un formulaire de consentement signé, une copie du carnet de vaccination — le responsable légal le téléverse dans le même dossier au lieu de répondre à un e-mail avec une pièce jointe que personne ne classe.
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Les documents qui survivent à la scolarité
Les demandes qui arrivent des années plus tard sont les plus difficiles à satisfaire pour un établissement, car l’élève, le dossier et souvent le membre du personnel qui le connaissait ont tous disparu depuis longtemps. La vérification pour les anciens élèves est une file de traitement plutôt qu’un service rendu : un ancien élève demande, le secrétariat délivre, et la trace de ce qui a été délivré reste.
Relevés de notes et attestations, en file de traitement
Un ancien élève demande un relevé de notes ou une attestation de scolarité ; le secrétariat le délivre à partir du dossier toujours conservé, ou refuse en indiquant un motif. Les deux issues figurent au dossier — ce qui compte, car la question suivante est toujours « l’avons-nous jamais envoyé ? ».
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Et les pièces que l’établissement doit recueillir
Jusqu’ici, chaque étape concernait des documents qui sortent. La moitié sur laquelle un établissement est réellement inspecté va dans l’autre sens : certificats de protection de l’enfance, autorisations d’enseigner, autorisations de travail, premiers secours, vérification des antécédents. Aucun établissement ne peut les produire de mémoire, et un e-mail envoyé en mars n’est pas un justificatif.
Ce qui a été demandé, à qui, et pour quand
Une demande est une sollicitation suivie, avec une échéance et un statut, pas un message. La ligne qui compte sur cet écran est celle en retard — une autorisation d’enseigner attendue il y a quinze jours et toujours absente du dossier, exactement la ligne que trouve une inspection.
Et ce que voit le membre du personnel sollicité
La même demande, dans le libre-service du membre du personnel. Il voit ce dont l’établissement a besoin, pour quand, et le téléverse à cet endroit — toute la différence entre un dossier de conformité qui reste à jour et un dossier reconstitué dans la panique la semaine précédant une inspection.
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Pilotez tout votre établissement sur une seule plateforme connectée
Commencez par la formule de base, activez les modules dont vous avez besoin et offrez à chaque parent, élève et membre du personnel un seul endroit où se connecter.