Acheter du matériel
Un achat suivi depuis l’étagère qui se vide jusqu’à sa sortie des comptes des années plus tard — le seuil de réapprovisionnement qui déclenche la demande d’approvisionnement, la validation qu’elle exige, le fournisseur et le bon de commande, la livraison à laquelle il en manque six, puis l’amortissement, l’entretien et une mise au rebut qu’un auditeur acceptera.
Un bon de commande est la promesse de dépenser de l’argent que vous n’avez pas encore dépensé
La plupart des logiciels d’inventaire scolaire sont des registres de ce que vous possédez. C’est la moitié facile, et elle commence trop tard. La moitié difficile, c’est tout ce qui l’entoure : la pénurie que personne n’a remarquée avant la rentrée, la demande d’approvisionnement restée dans la boîte de réception de quelqu’un, le fournisseur dont le numéro est parti avec le dernier intendant, la livraison à laquelle il manquait six cartons et qui a quand même été signée, et les cinq années d’amortissement et d’entretien auxquelles un seul achat engage un établissement. Ce parcours suit un achat de bout en bout — demandé au magasin, validé et passé par le secrétariat, réceptionné au regard de la commande sur laquelle il a été passé, puis amorti, entretenu et mis au rebut dans les comptes propres de l’établissement. Chaque écran est l’application réelle.
Sur cette page
Le besoin est un chiffre, pas un mémo
Rien ici ne commence parce que quelqu’un s’en souvient. Tout commence par une quantité qui passe sous un niveau fixé à l’avance par l’établissement, sur une page que le magasinier ouvre de toute façon — la seule version de ce processus qui résiste à un trimestre chargé.
Ce qu’il y a sur l’étagère, et ce qui est passé sous son seuil
La gestion des stocks : chaque consommable avec sa quantité disponible, le seuil de réapprovisionnement auquel il est comparé, sa classe ABC et son coût unitaire. En dessous, les séances d’inventaire physique — car un chiffre qui n’a jamais été confronté à l’étagère n’est qu’une supposition adossée à une base de données.
Créer la demande d’approvisionnement
Une demande d’approvisionnement, c’est le magasin qui demande quelque chose — un intitulé, une priorité, une date de besoin et une estimation. Ce n’est volontairement pas un bon de commande : personne au magasin ne peut engager l’argent de l’établissement, et les deux documents existent pour que la personne qui sait ce qu’il faut et la personne autorisée à dépenser puissent être deux personnes différentes.
Prêt à gérer votre établissement avec cet outil ?
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À qui vous achetez, et ce que vous lui promettez
La demande d’approvisionnement arrive tout à fait ailleurs : chez la personne qui tient le budget. Elle se pose deux questions — qui fournit cet article, et à quoi nous engageons-nous — et la plateforme tient un registre pour chacune.
Le registre des fournisseurs
À qui l’établissement achète, ce que chacun fournit et comment le joindre. Cela ressemble à une simple tâche administrative jusqu’au jour où la personne qui connaissait le numéro s’en va — et c’est tout l’objet de la quatrième carte de la rangée : un fournisseur n’a ici ni e-mail ni numéro de téléphone, parce que quelqu’un l’a ajouté à partir d’un bon de livraison.
Le bon de commande — et ce qui est réellement arrivé
Le registre de l’argent engagé. Chaque commande indique son fournisseur, son total, sa date de besoin et sa position dans une chaîne de validation qui se termine par l’émission d’un numéro de bon de commande. La colonne qui justifie la page est la dernière : une commande a ici été livrée, signée, et il y manquait six cartouches de toner — et l’écart figure au dossier plutôt que dans la mémoire de quelqu’un.
Voyez-le avec les données de votre établissement.
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Puis ce n’est plus une commande, c’est un bien que vous possédez
Ce qui arrive se divise en deux, et cette division est la distinction la plus utile de tout ce module : une quantité de quelque chose, ou un objet étiqueté individuellement, doté de sa propre vie. Seul le second peut être confié à une personne nommée et lui être réclamé.
Étiqueté, et confié à un dépositaire
Les huit microscopes de cette commande pour le laboratoire deviennent huit lignes, chacune avec son étiquette, son numéro de série, sa catégorie, son état et son dépositaire. Dès cet instant, l’objet a un historique — où il se trouve, qui l’a, quand il a été entretenu pour la dernière fois — et c’est cet historique que lit chaque écran suivant de ce parcours.
Mettez-le en place pour votre équipe.
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Ce que coûte la possession, et comment elle se termine
L’achat est la partie bon marché. Un établissement qui achète quarante ordinateurs portables s’est engagé à les amortir, à les entretenir et, un jour, à les mettre au rebut d’une manière qui résiste à un audit — et ces trois conséquences découlent d’une seule décision prise à l’étape 2.
L’amortissement, calculé plutôt qu’estimé
Des plans par catégorie de biens, et les traitements réellement comptabilisés sur ces plans. L’essentiel : la valeur comptable dans les comptes de l’établissement est produite à partir du registre des biens lui-même, si bien qu’un bien mis au rebut en mars ne continue pas de s’amortir en juillet parce qu’un tableur n’a pas été mis à jour.
L’entretien, et ce qu’il coûte
Des tâches planifiées à partir de modèles pour chaque catégorie de biens, des réparations ponctuelles enregistrées sur l’objet, et un historique des interventions terminées. Il figure ici plutôt qu’à l’étape du magasin parce que la question à laquelle il répond est financière : un bien entretenu deux fois par an pendant six ans a coûté bien plus que ce qu’indiquait son bon de commande.
Et le sortir correctement des comptes
La mise au rebut comme une demande assortie d’un plan, d’une validation et de ses pièces justificatives, plutôt qu’une ligne supprimée. C’est l’étape que les établissements sautent, et c’est celle sur laquelle un auditeur s’arrête : qu’est-il arrivé aux douze ordinateurs portables, qui l’a autorisé, que valaient-ils, et où est le certificat ?
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Pilotez tout votre établissement sur une seule plateforme connectée
Commencez par la formule de base, activez les modules dont vous avez besoin et offrez à chaque parent, élève et membre du personnel un seul endroit où se connecter.