Admissions
Comment un établissement mène une campagne d’admission de bout en bout — publier une session d’admission, recevoir les candidatures en ligne ou au guichet, présélectionner, faire passer un examen d’entrée, faire des offres, encaisser les frais, et mettre en service la cohorte acceptée en véritables élèves.
De « candidatures ouvertes » à un enfant inscrit au registre
Les admissions sont un processus, et chaque candidature y avance une décision enregistrée à la fois : envoyée, examinée, présélectionnée, évaluée, retenue pour une offre, acceptée, admise. EaseAcademia garde tout le parcours au même endroit — la page de candidature publique qu’utilisent les familles, la file que traite le secrétariat, la salle de l’examen d’entrée, les offres et leurs frais, et l’étape finale qui transforme un candidat accepté en élève. Les candidats ne sont jamais des élèves en attente dans votre registre : rien n’est mis en service, et rien n’est facturé, tant que l’établissement ne l’a pas explicitement décidé.
Sur cette page
Publier une session d’admission
Une session d’admission correspond à une rentrée : l’année scolaire qu’elle alimente, les niveaux qu’elle accueille, ce qu’elle demande aux candidats et ce qu’elle facture. Tant que le bureau ne la publie pas, rien n’existe publiquement — et dès qu’il la publie, l’établissement dispose d’une page de candidature à ses couleurs, qu’il peut imprimer sur un prospectus.
La file, avant toute chose
L’accueil propre au module, et non plus la page sur laquelle il s’ouvrait autrefois. Les sessions d’admission — les rentrées qu’un établissement configure une fois par an — sont le bon endroit pour LANCER une campagne, et le mauvais endroit où ouvrir le module chacun des autres jours. Le travail est ici : des dossiers à juger, des offres restées sans réponse, et des familles qui ont dit oui et n’ont toujours pas de dossier d’élève.
Voir toutes les sessions d’admission dans un seul registre
Le registre des sessions d’admission liste chaque rentrée que l’établissement a menée ou préparée — sa période, ses objectifs par niveau face aux candidatures reçues, et son statut. La publication et la clôture sont des actions explicites et tracées.
Configurer une rentrée en cinq étapes
L’éditeur de session est un assistant : l’essentiel, les objectifs par niveau, les frais, le formulaire de candidature et l’examen d’entrée, puis une étape de relecture qui liste ce qui manque encore au lieu de vous bloquer. Chaque étape est accessible d’un clic, et « Enregistrer » est toujours à portée de main.
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Chaque écran de « Publier une session d’admission » est le produit réel, pas une maquette. Créez le compte de votre établissement, ou laissez-nous vous le présenter lors d’un appel.
Postuler depuis chez soi — sans compte
Les familles postulent sur une page publique aux couleurs de l’établissement, à son propre lien court. Il n’y a rien à installer et aucun compte à créer : la candidature elle-même tient lieu d’identité, protégée par un code envoyé par e-mail puis, plus tard, par le numéro de candidature que l’établissement attribue.
Trouver la session et commencer le formulaire
La page publique /apply liste les sessions d’admission publiées par l’établissement, avec leurs périodes, leurs frais et les documents exigés. Commencer une candidature crée un brouillon privé que la famille peut quitter et reprendre — rien n’est encore visible pour l’établissement.
Une session, avant que quiconque ne remplisse quoi que ce soit
Ce qui est proposé et ce que cela coûte, sur la page de l’établissement, à ses couleurs. Une famille doit pouvoir décider de postuler avant qu’on lui demande le moindre champ — et un établissement doit pouvoir imprimer ce lien sur un prospectus.
Téléverser les documents demandés par la session
Actes de naissance, bulletins de notes et photos d’identité se téléversent directement depuis le téléphone. Chaque document obligatoire est exigé avant que le formulaire puisse être envoyé, et les photos sont optimisées automatiquement à leur arrivée.
Suivre la candidature sans compte
L’envoi attribue un numéro de candidature au format de l’établissement et un lien de suivi privé. La page de statut répond à la question pour laquelle chaque famille appelle le secrétariat — où en est-on ? — et l’offre, quand elle arrive, reçoit sa réponse au même endroit.
Et l’offre, quand elle arrive
La page « accepter ou refuser » envoyée par e-mail. Le jeton contenu dans le lien SERT d’identifiant — une famille qui n’a jamais eu de compte peut lire l’offre, voir les frais qui l’accompagnent et répondre, sans en créer un.
Voyez-le avec les données de votre établissement.
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Examiner et présélectionner
Chaque candidature — en ligne ou saisie au guichet — arrive dans une seule file. Le bureau examine, présélectionne, met sur liste d’attente ou refuse depuis la liste elle-même : un candidat d’un clic, toute une sélection avec la carte d’actions groupées, et chaque mouvement est validé selon les mêmes règles de processus que celles qu’applique le serveur.
Une seule file pour toute la rentrée
La file des candidatures présente chaque candidat avec son statut, sa provenance et son responsable légal. La ligne de chiffres au-dessus est calculée par le serveur sur toute la session — nouvelles candidatures, en cours d’examen, à l’examen d’entrée, offres envoyées — et cliquer sur un chiffre filtre la file sur exactement ces lignes.
Et la famille qui s’est présentée en personne
Toutes les candidatures n’arrivent pas en ligne. Un parent au guichet avec un formulaire papier représente la majorité des candidatures dans la plupart des établissements, et c’est ici que le secrétariat en saisit une — dans la même file, avec la même référence, si bien qu’une candidature sur place et une candidature en ligne forment un seul processus plutôt que deux.
Ouvrir le dossier d’un candidat
Un clic ouvre le dossier du candidat — toute l’histoire sur une seule page, un onglet par partie : identité, responsable légal, réponses données, documents téléversés, doublons possibles, frais, et une chronologie en ajout seul de chaque décision prise par quiconque. Le lien dans la barre d’adresse mène un collègue exactement à ce candidat.
Mettez-le en place pour votre équipe.
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Faire passer l’examen d’entrée
Un examen d’entrée peut être une épreuve sur papier que l’établissement corrige à la main, ou une épreuve sur ordinateur scellée, délivrée par le même moteur que celui des examens sur ordinateur de l’établissement. Les candidats se connectent avec leur numéro de candidature et leur date de naissance — aucun compte n’est créé pour des enfants qui ne s’inscriront peut-être jamais.
Programmer les sessions
Chaque session d’examen appartient à une session d’admission : une heure de début, une durée, un lieu, et soit une épreuve papier avec une note maximale, soit une épreuve sur ordinateur scellée. Le registre met en regard les candidats affectés et les résultats saisis, si bien que rien ne passe entre les mailles.
Une session, et qui y participe
Le sous-module s’ouvre sur la liste : les candidats affectés à cette salle, leurs places et leur statut. C’est un seul écran qui change de forme au fil de la journée — la liste avant, la salle pendant, le registre après.
Et qui a été convoqué au départ
La présélection dans laquelle puise la liste. Passer un examen d’entrée est une invitation, pas un droit, et c’est ici que le bureau décide qui en reçoit une — parmi les candidatures déjà jugées.
Surveiller la salle, en direct
Une session sur ordinateur en cours affiche la même console de surveillance que celle des examens de l’établissement : qui compose et où il en est, le fil d’intégrité de tout ce qui est enregistré dans la salle, et les commandes pour avertir, signaler une défaillance, classer un signal sans suite, verrouiller un appareil ou — en dernier lieu, et à part — arrêter l’examen d’un candidat.
Lire le registre des résultats
Une fois la session marquée comme terminée, elle devient un registre en lecture seule : la note et le pourcentage de chaque candidat, sa présence, son dossier d’intégrité et son temps — la meilleure note en premier, les absents en dernier, chaque chiffre calculé par le serveur.
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Faire des offres et encaisser les frais
Une offre, c’est une lettre, une échéance et un lien de décision. La famille accepte ou refuse au même endroit public que celui où elle a postulé ; l’établissement enregistre l’argent dès qu’il circule — en ligne via la passerelle, ou au guichet en espèces — avec un vrai reçu dans les deux cas.
Offrir une place
Depuis le dossier du candidat, le bureau offre une place : une lettre d’admission mise en page, une date d’expiration issue des paramètres de l’établissement, et un lien envoyé par e-mail que la famille utilise pour accepter ou refuser. Les offres échues expirent d’elles-mêmes ; renouveler une offre recrée la même offre avec une nouvelle période, si bien qu’une famille ne peut jamais détenir deux liens actifs.
Encaisser les frais — en ligne ou au guichet
Les frais de candidature et d’acceptation sont chacun facultatifs, session par session. Le paiement en ligne utilise le compte de règlement de l’établissement ; un encaissement manuel en espèces ou par virement passe les mêmes écritures et émet le même reçu de la série ADM, si bien que l’intendance voit une seule vérité, quelle que soit la façon dont l’argent est arrivé.
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Mettre la cohorte en service
Accepté ne veut pas dire inscrit — volontairement. Transformer des candidats en élèves ajoute de vrais enfants à ce que l’établissement paie chaque mois : c’est donc une décision humaine, prise sur son propre écran, avec le coût affiché d’abord.
Mettre en service les candidats acceptés en tant qu’élèves
La file de mise en service contient chaque candidat accepté dont les frais d’acceptation sont réglés ou exonérés. Le bureau affecte chacun à une section, voit à l’avance exactement ce que la cohorte ajoute au coût mensuel de l’établissement — et le prélèvement quotidien qui en découle — et seulement ensuite lance l’inscription, une transaction par enfant, chacune créant un véritable matricule.
Suivre l’entonnoir
Les analyses des admissions s’appuient sur les horodatages du processus lui-même : candidatures au fil du temps, conversion étape par étape, taux d’acceptation des offres, résultats aux examens. Comme les étapes sont comptées selon la date à laquelle elles ont eu lieu, « offres faites en mars » veut toujours dire mars quand vous le lisez en juin.
Rédiger les questions posées aux candidats
Les formulaires de candidature se trouvent à côté de la file qu’ils alimentent, dans l’autre onglet du registre des candidatures. Toute candidature recueille déjà l’identité de l’enfant et les coordonnées du responsable légal ; un formulaire ajoute les questions propres à l’établissement, et chaque session d’admission indique celui qu’elle utilise.
Composer un formulaire question par question
Un formulaire s’ouvre sur sa propre page : nommez-le, dites à quoi il sert et disposez ses questions sur un canevas — texte court, choix, dépôt de fichier, chacune avec ses options. Un seul enregistrement écrit tout le formulaire, si bien qu’aucun formulaire à moitié fait ne reste en chemin.
Régler le processus
Les paramètres contiennent les valeurs par défaut de l’établissement : combien de temps les offres restent ouvertes, et si les candidats sont prévenus par e-mail ou par SMS à chaque étape.
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Pilotez tout votre établissement sur une seule plateforme connectée
Commencez par la formule de base, activez les modules dont vous avez besoin et offrez à chaque parent, élève et membre du personnel un seul endroit où se connecter.