Avant de choisir
EaseAcademia est une plateforme en ligne qui fait tourner tout un établissement depuis un seul système : dossiers des élèves, présences, résultats, frais de scolarité, personnel, internat et communication avec les familles. Elle est conçue et entretenue par une équipe professionnelle pour les écoles maternelles, primaires et secondaires.
Ce guide s’adresse aux promoteurs qui hésitent entre deux façons de s’équiper : payer des développeurs pour construire leur propre système, ou faire tourner leur établissement sur une plateforme finie comme EaseAcademia. Il explique ce que chaque voie implique réellement, où partent l’argent et le temps, et ce que chacune exige de vous une fois en service. Lorsqu’une phrase décrit EaseAcademia, elle décrit le produit tel qu’il fonctionne aujourd’hui.
Tout établissement qui grandit se heurte au même goulot d’étranglement
Un jour, les tableurs, les groupes WhatsApp et les registres papier ne suivent plus. Des frais restent impayés parce que personne ne l’a remarqué. Les bulletins prennent des semaines. Les parents posent des questions auxquelles le secrétariat ne sait pas répondre rapidement.
| Voie 1 : développer le vôtre | Voie 2 : utiliser EaseAcademia | |
|---|---|---|
| Ce que vous faites | Recruter un ou plusieurs développeurs pour écrire un logiciel rien que pour votre établissement | Activer une plateforme finie qui fait déjà tourner toute la journée scolaire |
| Ce que vous paramétrez | Chaque écran, chaque rapport et chaque règle, conçus de zéro | Vos propres classes, élèves, personnel et grille de frais |
| Ce qui vient ensuite | L’héberger, le protéger, le sauvegarder et le réparer, aussi longtemps que l’établissement existe | Une équipe professionnelle le garde sûr, en marche et en progrès pendant que vous vous consacrez à l’enseignement |
Développer le vôtre, c’est gérer une seconde entreprise
La plupart des promoteurs imaginent un coût unique : payer un développeur, recevoir un système. En pratique, le logiciel demande de l’attention chaque jour, et la facture ne s’arrête jamais.
- Mois 1 à 3 : recruter, expliquer le fonctionnement de l’établissement, et s’accorder sur ce qu’il faut construire.
- Mois 4 à 12 : écrire la première version. La plupart des établissements ne voient rien d’utilisable avant ce stade.
- Lancement : reprendre les données, former le personnel, et découvrir ce qui a été oublié.
- Chaque année ensuite : corriger les bogues, ajouter des fonctions, renouveler les serveurs, et intervenir quand tout tombe en panne en période d’examens.
Ce que personne ne budgète : ce calendrier suppose que le premier développeur reste. S’il part, l’établissement possède un système que personne d’autre ne comprend.
Ce qu’EaseAcademia vous apporte dès le premier jour
Tout ce qui suit fait partie de la plateforme de base d’EaseAcademia, dont chaque établissement dispose dès le premier jour.
- Dossiers des élèves : le dossier de chaque enfant, son historique de classes, ses responsables légaux et ses documents, au même endroit.
- Annuaire du personnel : qui travaille dans l’établissement, ce que chacun enseigne, et ce qu’il a le droit de voir.
- Présences : appel quotidien et à chaque cours, avec les absences visibles par les parents.
- Cahier de notes et résultats : les notes sont saisies une seule fois ; bulletins et récapitulatifs en sont tirés.
- Comportement et récompenses : attribuer des points, consigner les incidents, et montrer les progrès aux parents.
- Annonces et messagerie : joindre chaque parent, enseignant ou classe en un seul envoi, gratuitement et sans limite dans l’application.
- Portails parents, élèves et personnel : chacun se connecte et voit exactement ce qui le concerne, sans frais par accès.
- L’image de votre établissement : votre logo, vos couleurs et votre nom sur les portails et sur les documents que l’établissement délivre.
- Journal d’activité : la trace de qui a modifié quoi et quand, pour que rien ne se perde ni ne soit contesté.
Des modules à ajouter selon vos besoins
Huit modules complémentaires couvrent le reste de la vie scolaire. Vous n’activez que ceux dont votre établissement se sert, et ne payez rien d’autre. Les prix ci-dessous sont ceux de la grille tarifaire en vigueur d’EaseAcademia.
| Module | Ce qu’il apporte à l’établissement | Comment il est facturé |
|---|---|---|
| Finances | Factures de frais, paiement en ligne, reçus, soldes impayés, remboursements et bourses | 1 % de chaque frais payé en ligne, 1 % de chaque paiement reçu en main propre |
| Ressources humaines | Recrutement, congés, formation, évaluations et discipline du personnel | 750,00 ₦ par membre du personnel/mois |
| Bibliothèque | Catalogue, prêts, retours et suivi des retards | 1,50 ₦ par exemplaire/mois |
| Internat | Chambres, lits, appel du soir, frais d’internat, visiteurs et autorisations de sortie | 750,00 ₦ par interne/mois |
| Inventaire | Chaque bien de l’établissement, de l’achat à la réparation et à la mise au rebut | 150,00 ₦ par bien/mois |
| Infirmerie | Visites à l’infirmerie, registre des médicaments, dossiers médicaux et rapports d’incident | 500,00 ₦ par visite enregistrée |
| Boutique de l’établissement | Uniformes, livres et fournitures vendus en ligne aux parents, avec suivi des commandes | 1 % de chaque commande, plafonné à 5 000,00 ₦ |
| Examens sur ordinateur | Banques de questions sécurisées, épreuves chronométrées à l’écran, correction automatique | 200,00 ₦ par élève et par matière d’examen |
Un externat ne paie jamais l’internat. Un établissement sans bibliothèque ne paie jamais la bibliothèque. Les modules s’activent à tout moment et sont facturés à la journée tant qu’ils sont actifs. Une fois activé, un module le reste au moins 30 jours.
L’ampleur de la tâche
Voici ce qu’un établissement devrait reconstruire pour égaler EaseAcademia. Ces chiffres ont été mesurés directement sur le produit EaseAcademia en octobre 2026. Ce ne sont pas des estimations.
| Chiffre | Ce qu’il mesure |
|---|---|
| 60+ | domaines de la vie scolaire couverts, des admissions aux anciens élèves et des frais aux premiers soins |
| 390+ | types de dossiers tenus : élèves, factures, sujets d’examen, lits d’internat et plus encore |
| 1,5 million+ | lignes de logiciel, écrites, testées et entretenues par une équipe professionnelle |
| 25 | parcours scolaires complets, comme inscrire un enfant ou encaisser des frais, rejoués de bout en bout par des tests automatisés |
| 600+ | fichiers de tests automatisés qui repèrent les erreurs avant que votre personnel ne les voie |
| 6 | applications distinctes qui travaillent ensemble, des portails où chacun se connecte jusqu’au site public |
Où part l’argent
| Développer le vôtre | Utiliser EaseAcademia |
|---|---|
| Des salaires sans fin. Les développeurs sont aussi nécessaires après le lancement qu’avant. | Un seul prélèvement remplace salaires, serveurs, sécurité et assistance. Ni frais d’installation ni contrat annuel, à partir de 300,00 ₦ par élève et par mois. |
| Serveurs, sauvegardes et sécurité payés et surveillés par vous, chaque mois. | Facturé à la journée. La facture suit vos effectifs : un élève qui part cesse de compter dès le lendemain. |
| Rien d’utilisable pendant des mois. L’établissement continue sur papier en attendant. | Opérationnel dès la première semaine. Importez vos élèves et votre personnel depuis un tableur. |
| Les progrès s’arrêtent quand le budget s’arrête. Le système se fige sur la dernière chose payée. | Les améliorations arrivent d’elles-mêmes, financées par tous les établissements de la plateforme, pas seulement par vous. |
| Chaque erreur est à corriger par vous, à vos frais, à votre rythme. | Les erreurs sont repérées et corrigées par l’équipe, avec des contrôles automatisés avant que chaque changement n’arrive dans votre bureau. |
Pour la grille tarifaire complète et deux exemples chiffrés d’une facture mensuelle, consultez le Guide du promoteur d’établissement.
Le temps, le coût que les promoteurs ressentent le plus
Un système livré en dix-huit mois vous a déjà coûté plusieurs trimestres d’impayés, plusieurs séries de bulletins en retard, et la confiance des parents qui ont renoncé à demander.
Sur EaseAcademia, un établissement démarre en quatre étapes :
| Étape | Ce qui se passe | Quand |
|---|---|---|
| S’inscrire et paramétrer l’établissement | Une inscription guidée crée vos classes, votre calendrier et vos listes de départ | En quelques jours |
| Charger élèves et personnel | Téléversez les tableurs que vous tenez déjà ; les erreurs sont signalées ligne par ligne avant tout enregistrement | La même semaine |
| Inviter enseignants et parents | Chacun reçoit un accès à la seule partie de l’établissement qui le concerne | La même semaine |
| Encaisser les premiers frais en ligne | Les factures partent, les parents paient depuis leur téléphone, les reçus sont délivrés automatiquement | Dès le premier trimestre |
Protéger les données des enfants
Dossiers médicaux des enfants, adresses, numéros de téléphone des responsables légaux, livres de comptes et sujets d’examen : c’est exactement le genre d’informations que visent les criminels, et que les parents vous confient. Sur EaseAcademia, ces protections sont intégrées :
- Des portes fermées : tout est refusé sauf si un rôle l’autorise. Un professeur principal n’a jamais besoin de voir le livre des frais, ni un intendant de toucher à une note.
- La trace de chaque modification : qui a modifié une note, qui a accordé un remboursement, qui a corrigé le dossier d’un élève, et quand, y compris les tentatives refusées. Les litiges se règlent en quelques minutes.
- Un stockage protégé : les dossiers sont chiffrés en transit et au repos, les notes sensibles comme les dossiers médicaux et disciplinaires bénéficient d’une seconde couche de chiffrement, et les données de chaque établissement sont tenues à l’écart de celles des autres.
- Des alertes quand quelque chose cloche : les connexions suspectes, les échecs répétés et les activités inhabituelles déclenchent des alertes de sécurité, pour qu’un problème soit remarqué plutôt qu’ignoré.
Avec un système maison, tout cela reste une liste de souhaits. Bien faire demande des spécialistes, et mal faire met le nom de l’établissement dans la presse. La page sécurité détaille chaque mesure.
Ce que la loi demande à chaque établissement
Au Nigeria, la loi de 2023 sur la protection des données (Nigeria Data Protection Act, NDPA) s’applique à tout établissement qui conserve des informations personnelles sur des élèves, des parents ou du personnel, quel que soit le logiciel utilisé. L’établissement est le responsable du traitement : les obligations sont les siennes, et la Commission nigériane de protection des données (NDPC) veille à leur respect. Concrètement, un établissement doit :
- ne collecter que les informations dont il a besoin, dans un but clair et sur une base légale, avec le consentement d’un parent ou d’un responsable légal lorsque les informations d’un enfant l’exigent ;
- garder ces informations en sécurité, avec des mesures techniques et organisationnelles adaptées ;
- permettre aux élèves, aux parents et au personnel de consulter, corriger ou obtenir les informations qui les concernent quand ils le demandent ;
- signaler une violation de données personnelles à la Commission dans les 72 heures après en avoir pris connaissance, et prévenir les personnes concernées lorsque le risque pour elles est élevé ;
- s’assurer que toute entreprise qui traite ces informations pour son compte, qu’il s’agisse d’un développeur, d’un hébergeur ou d’une plateforme logicielle, est tenue par écrit de les protéger.
Les responsables du traitement les plus importants peuvent aussi devoir s’enregistrer auprès de la Commission. Les manquements peuvent entraîner des amendes allant jusqu’à 10 millions de nairas ou 2 % du chiffre d’affaires annuel brut, le montant le plus élevé étant retenu, pour un responsable d’importance majeure, et 2 millions de nairas ou 2 % pour les autres.
Comment EaseAcademia vous aide à la respecter
Aucun logiciel ne rend un établissement conforme à lui seul. Ce qu’EaseAcademia apporte, ce sont les mesures que la loi attend, déjà construites, ainsi qu’un engagement écrit qui couvre sa part.
| Ce que la loi attend | Si vous développez le vôtre | Sur EaseAcademia |
|---|---|---|
| Des mesures de sécurité | Vous concevez, construisez et testez chaque mesure | Accès par rôle, chiffrement en transit et au repos, et chiffrement champ par champ des notes sensibles |
| Savoir qui a fait quoi | Vous construisez et protégez un journal d’audit | Un journal d’audit scellé de chaque action, y compris les tentatives refusées |
| Répondre aux demandes des parents et du personnel | Vous construisez les exports et les recherches | Dossiers, rapports et journal d’audit s’exportent en CSV à tout moment ; une copie complète est disponible sur demande |
| Un accord écrit avec quiconque traite les données | Vous en rédigez un avec votre développeur et votre hébergeur | EaseAcademia agit en sous-traitant selon un avenant relatif au traitement des données publié |
| Signaler une violation sous 72 heures | Vous construisez votre propre surveillance | Des alertes de sécurité, et EaseAcademia prévient l’établissement dans les meilleurs délais pour qu’il tienne son propre délai |
Cette section est un résumé en termes simples, pas un avis juridique. Faites-vous conseiller sur les obligations propres à votre établissement au titre de la loi.
Quand votre développeur s’en va
Le plus grand risque d’un système maison est celui que personne ne prévoit : le départ des personnes qui l’ont construit.
| Système maison | EaseAcademia |
|---|---|
| Le système vit dans la tête d’une ou deux personnes. | Une équipe, et non une personne, entretient la plateforme. |
| Quand elles partent, personne ne peut plus rien modifier sans risque. | Chaque partie est documentée, pour que n’importe quel membre de l’équipe puisse la reprendre. |
| Un nouveau développeur recommandera le plus souvent de tout recommencer. | Des contrôles automatisés arrêtent les erreurs avant qu’un changement ne soit publié. |
| Pendant ce temps, frais, résultats et dossiers dépendent d’un logiciel que personne ne comprend. | Les données et le fonctionnement quotidien de votre établissement ne dépendent jamais de la disponibilité d’une seule personne. |
EaseAcademia en conditions réelles
Tout ce qui figure dans cette section décrit le comportement d’EaseAcademia lui-même aujourd’hui, et non un système qu’un établissement construirait.
Quand la connexion internet est instable
Les enseignants peuvent continuer à faire l’appel et à saisir des notes quand la connexion tombe. Le travail est conservé sur l’appareil et envoyé au retour de la connexion, une fois et une seule.
Les gros traitements, comme faire passer tout l’établissement dans la classe supérieure ou envoyer les factures à tous les parents, tournent en arrière-plan et reprennent là où ils s’étaient arrêtés s’ils sont interrompus.
Des améliorations que vous ne payez pas deux fois
- La plateforme est travaillée chaque semaine par une équipe professionnelle.
- Les nouvelles fonctions, comme les examens sur ordinateur ou les récompenses de comportement, arrivent pour tous les établissements à la fois.
- Les idées d’un établissement profitent à tous. Un système maison n’apprend jamais que d’un seul.
- Votre établissement profite des erreurs que d’autres ont déjà commises, pour que vous n’ayez pas à les commettre.
Garder la main sans développer
« Mais je veux que cela fonctionne à ma façon. » Le meilleur argument pour développer, c’est la maîtrise. Voici tout ce que vous en gardez sur EaseAcademia.
- Votre image partout : votre logo, vos couleurs et le nom de l’établissement sur les portails, les bulletins, les reçus et les pages publiques de l’établissement.
- Des rôles que vous définissez : créez vos propres fonctions, comme responsable de l’internat ou responsable des examens, et décidez précisément ce que chacune peut voir et faire.
- Des approbations à votre façon : décidez quel bureau valide un remboursement, une demande de congé ou un achat.
- Des documents à votre format : bulletins, lettres d’admission et reçus suivent les modèles que votre établissement choisit, y compris ceux que vous fournissez, et non une mise en page figée.
- Seulement les modules que vous choisissez : désactivez ce dont vous ne vous servez pas. Votre personnel ne voit jamais d’encombrement inutile.
- Vos données, à l’entrée comme à la sortie : importez vos dossiers depuis vos tableurs, et sortez rapports et exports dès que vous en avez besoin.
Quand développer peut encore avoir du sens
Nous préférons perdre une vente plutôt que tromper un établissement. Développer le vôtre peut être le bon choix si :
- votre institution a des besoins réellement inhabituels qu’aucun produit du marché ne couvre, comme des rapports réglementaires qu’aucun autre établissement ne produit ;
- vous employez déjà une équipe de développement pour d’autres raisons et pouvez absorber le coût durable d’un système de plus ;
- vous avez le budget pour attendre un an ou plus une première version, et pour continuer à payer après son lancement.
Les questions à poser à tout fournisseur, nous compris
| Question | La réponse d’EaseAcademia |
|---|---|
| Puis-je récupérer mes données à tout moment, dans un format que je peux ouvrir ? | Oui. Rapports, listes et journal d’audit s’exportent en CSV à tout moment, et une copie complète des données de l’établissement est disponible sur demande. |
| Qu’est-ce qui est inclus dans le prix de base, et qu’est-ce qui coûte en plus ? | La plateforme de base et tous les portails sont inclus. Les modules complémentaires et les usages comme les SMS sont facturés à part, selon la grille tarifaire publiée. |
| Qui dois-je appeler quand quelque chose tombe en panne le jour des résultats, et en combien de temps répond-il ? | « Signaler un problème » figure sur chaque écran, et support@easeacademia.com répond à la plupart des demandes en un jour ouvré. Il n’existe pas, à ce jour, de garantie de disponibilité publiée. |
| Qu’advient-il de mon établissement si votre entreprise cesse son activité ? | Comme vos dossiers s’exportent à tout moment, l’établissement peut toujours en garder sa propre copie. Lorsqu’un établissement part, il choisit si ses données lui sont restituées ou supprimées. |
Côte à côte
| Ce qui compte pour un promoteur | Développer le vôtre | EaseAcademia |
|---|---|---|
| Délai avant que l’établissement ne tourne dessus | De nombreux mois, voire un an ou plus | De quelques jours à quelques semaines |
| Ce que vous payez | Salaires, serveurs, sécurité et assistance, pour toujours | Un seul prélèvement prépayé, mesuré à la journée |
| Qui le fait fonctionner | Votre développeur, s’il reste | Une équipe professionnelle, chaque jour |
| Protection des dossiers | Aussi bonne que l’expertise de votre développeur | Intégrée, surveillée et testée |
| Obligations de protection des données (NDPA) | Chaque mesure est à construire et à prouver par vous | Les mesures sont intégrées, avec un accord de sous-traitance écrit |
| Améliorations dans le temps | Seulement ce que vous payez ensuite | Continues, partagées par tous les établissements |
| Risque si une personne clé part | Grave : le système peut devoir être reconstruit | Aucun pour l’établissement |
| Maîtrise de son fonctionnement | Totale, à coût total | Rôles, approbations, modèles et modules que vous choisissez |
| Fonctionne quand internet tombe | Seulement si vous le construisez | Oui : le travail est gardé et envoyé plus tard |
Voyez-le tourner avec les données de votre établissement
Apportez une liste de classe et une grille de frais à une démonstration. Nous paramétrerons votre établissement devant vous, et vous jugerez par vous-même s’il vaut la peine de développer à la place. Demandez une démonstration ou écrivez à sales@easeacademia.com.
Votre établissement se consacre à l’éducation. Nous, au logiciel qui le fait tourner.